État daté en copropriété : contenu, prix et préparation lors d'une vente
À quoi sert l'état daté ?
L'état daté renseigne le notaire sur la situation comptable du lot au moment de la vente.
Il ne s'agit pas d'un simple relevé de charges. Il permet de distinguer plusieurs flux entre :
- le copropriétaire vendeur ;
- le syndicat des copropriétaires ;
- l'acquéreur.
L'objectif est notamment d'identifier ce qui reste dû, ce que le syndicat pourrait devoir au vendeur et certaines sommes que l'acquéreur aura à supporter après la vente.
Qui établit l'état daté ?
Service-Public rappelle que seul le syndic peut établir l'état daté. Il le transmet au notaire.
Le syndic peut être professionnel ou non professionnel : l'obligation liée à la vente ne disparaît pas parce que la copropriété est gérée bénévolement.
Le document peut être demandé au syndic par le notaire ou par le vendeur.
Que contient l'état daté ?
Service-Public présente trois grandes parties.
1. Les sommes dues par le vendeur au syndicat
On peut notamment y retrouver, selon le dossier :
- des provisions exigibles du budget prévisionnel ;
- des dépenses hors budget devenues exigibles ;
- des charges impayées d'exercices antérieurs ;
- certaines avances ;
- des sommes liées à des travaux ou à un emprunt collectif.
2. Les sommes que le syndicat peut devoir au vendeur
Il peut s'agir, selon la situation comptable, d'avances ou d'autres sommes identifiées dans les comptes du syndicat.
3. Les sommes qui seront susceptibles d'être à la charge de l'acquéreur
Cette partie vise notamment certaines provisions non encore exigibles ou la reconstitution d'avances.
L'état daté comporte également des informations complémentaires, notamment sur les charges et certains travaux des exercices précédents ainsi que sur les procédures en cours dans la copropriété.
Le contenu exact doit être établi à partir du dossier réel et des textes applicables au moment de la vente.
Quel est le prix maximum d'un état daté ?
Le coût de l'état daté facturé par le syndic est plafonné à 380 € TTC.
Ce montant doit être prévu dans le contrat du syndic à la rubrique des frais et honoraires imputables au seul copropriétaire concerné.
La facturation incombe au vendeur.
Le plafond ne peut pas être multiplié simplement parce que plusieurs lots sont vendus simultanément dans la même opération, par exemple un appartement avec une place de stationnement, lorsque cela conduit à dépasser le plafond applicable.
État daté et « pré-état daté » : attention à la confusion
Dans la pratique immobilière, l'expression « pré-état daté » est souvent utilisée pour désigner les informations financières transmises avant la signature de l'avant-contrat.
Il ne faut pas confondre cette expression d'usage avec l'état daté réglementé établi pour la vente.
Pour le SEO comme pour l'information du lecteur, la distinction est importante : chercher « pré-état daté » ne signifie pas que les deux documents ont le même régime juridique.
Pourquoi la comptabilité doit-elle être prête avant la demande du notaire ?
Une demande d'état daté révèle immédiatement les faiblesses d'une comptabilité mal tenue.
Pour établir les montants, il faut pouvoir retrouver :
- les appels de fonds ;
- les paiements du vendeur ;
- le solde de son compte ;
- les provisions exigibles et non exigibles ;
- les travaux votés ;
- les avances ;
- les données des exercices précédents ;
- les éventuels impayés et procédures.
Si chaque information se trouve dans un fichier différent, le risque d'erreur augmente.
Exemple de contrôle avant génération
Avant de produire le document, le syndic peut suivre une checklist :
- vérifier l'identité des lots vendus ;
- contrôler le compte du copropriétaire vendeur ;
- rapprocher les règlements récents ;
- vérifier les appels en cours ;
- identifier les travaux votés et leurs échéanciers ;
- contrôler les avances ;
- vérifier les exercices comptables concernés ;
- recenser les informations sur les procédures éventuelles ;
- relire les montants avant transmission.
Le logiciel peut faciliter ces contrôles, mais il ne dispense pas le syndic de vérifier le dossier.
Que se passe-t-il si les comptes ne sont pas encore arrêtés ?
Certaines informations de l'état daté sont données à titre indicatif dans l'attente de l'arrêté définitif des comptes.
Cette réserve est importante : une vente intervient souvent alors que l'exercice est en cours.
Le document doit donc refléter les informations disponibles à sa date d'établissement sans prétendre transformer une situation provisoire en comptes définitivement approuvés.
Questions fréquentes
L'état daté est-il obligatoire ?
Oui lors de la vente d'un lot en copropriété. Il est transmis au notaire et renseigne la situation financière du lot.
Qui paie l'état daté ?
Le syndic facture l'établissement de l'état daté au copropriétaire vendeur.
Combien peut coûter un état daté ?
Le coût est plafonné à 380 € TTC.
Un syndic bénévole doit-il aussi établir un état daté ?
Oui. Le rôle du syndic dans la vente ne disparaît pas parce qu'il est non professionnel.
Peut-on préparer l'état daté à partir d'un simple relevé bancaire ?
Un relevé bancaire ne suffit pas à lui seul : il faut la situation comptable du copropriétaire, les appels, travaux, avances et autres informations prévues par les textes.
Sources et références
Sources consultées et vérifiées le 9 septembre 2026. Pour les règles de droit, le texte officiel en vigueur prévaut.
Préparer une vente sans reconstituer les comptes au dernier moment
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Comment Copropole prépare l'état daté
Copropole dispose d'une fonction dédiée à l'état daté. Le document est préparé à partir des données de la copropriété, puis le dossier est contrôlé avant transmission sécurisée au notaire.
L'intérêt d'une fonction intégrée est de repartir des mêmes comptes que ceux utilisés pour les appels de fonds, paiements et soldes, plutôt que de ressaisir manuellement les informations de la vente. Fonction disponible aussi bien pour un syndic professionnel que pour un syndic bénévole.