Fonctionnalités de Copropole
Copropole est un logiciel français complet de gestion de copropriété réunissant, dans un même espace, la comptabilité réglementaire, les appels de fonds, les encaissements, les documents, la communication, le suivi des demandes et des interventions et les assemblées générales, avec un extranet intégré. Chaque personne, syndic, gestionnaire, comptable, conseil syndical, copropriétaire, bailleur, locataire ou prestataire, accède uniquement à ce qui la concerne. Au-delà de réunir les informations, Copropole permet d'agir : publier, partager, échanger, signaler, affecter, suivre, planifier, enregistrer, générer, relancer et exporter. Vue d'ensemble de ce logiciel de gestion de copropriété en ligne disponible sur sa page dédiée.
Extranet utilisable par IA
Connectez ChatGPT ou Claude à Copropole et utilisez directement les fonctions autorisées de votre copropriété depuis votre assistant IA.
Documents centralisés
Classez les PV d'assemblée, règlements, contrats, assurances, diagnostics, factures et archives de la copropriété. Chaque document est accessible aux personnes autorisées selon leur profil.
Demandes et tickets
Recevez les signalements des résidents, suivez les incidents et interventions. L'historique reste accessible, plus de perte d'information dans les e-mails.
Suivi technique
Gardez une trace des équipements de la copropriété, des prestataires, des contrats de maintenance, des interventions réalisées, des sinistres, des compteurs, des clés et badges.
Suivi syndic
Centralisez les actions à traiter, les relances, les décisions à prendre, les documents à produire et les points de suivi utiles au syndic, au gestionnaire ou au conseil syndical.
Comptabilité réglementaire et gestion financière
Copropole intègre un moteur de comptabilité réglementaire en partie double pour le syndicat des copropriétaires : plan comptable de copropriété, journaux, grand livre, balance générale et balance par clé, comptes copropriétaires individualisés, fournisseurs, banque et rapprochement bancaire, clôture d'exercice, report des à-nouveaux et annexes réglementaires 1 à 5. L'activation est réalisée copropriété par copropriété, après contrôle de concordance des données financières existantes. Aucun logiciel comptable tiers n'est nécessaire pour la comptabilité du syndicat couverte par Copropole. L'alimentation bancaire est automatisée : selon la configuration retenue, les relevés peuvent être synchronisés via une connexion bancaire (EBICS ou SFTP) ou importés dans les formats bancaires pris en charge. Détail du rapprochement bancaire (formats d'import, suggestions de correspondance, arrêté exportable) sur la page Copropole, logiciel comptable de copropriété.
Au quotidien, Copropole couvre aussi les appels de fonds répartis par tantièmes, les encaissements, les soldes par lot, les régularisations et les relances amiables. Les appels de fonds peuvent être générés en PDF, et chaque copropriétaire consulte uniquement les informations correspondant à ses propres lots. Côté interface, le vocabulaire reste simple (reste dû, trop-perçu, paiement reçu) ; la rigueur comptable est tenue en arrière-plan.
État daté & vente d'un lot
Lors de la vente d'un lot de copropriété, Copropole prépare le dossier d'état daté à partir des données déjà tenues dans la copropriété : identification du vendeur, lots concernés, situation financière, procédures en cours et annexes des exercices précédents.
- Préparation du dossier : création du dossier de vente, rattachement des lots concernés (y compris en cas de vente de plusieurs lots par le même vendeur)
- Données financières : situation du compte du vendeur reconstituée à partir de la comptabilité de la copropriété
- Procédures en cours : mention des procédures et contentieux concernant le lot ou la copropriété
- Annexes des exercices précédents : rattachement des documents comptables des exercices antérieurs disponibles dans la copropriété
- Contrôles avant finalisation : Copropole indique les informations qu'il a pu déterminer automatiquement et celles qui nécessitent une vérification ou un complément avant de finaliser le dossier
- Document final : génération d'un PDF regroupant le dossier complet
- Transmission sécurisée : partage du document au notaire par un lien externe protégé, avec expiration et révocation possible
Copropole automatise les données qu'il peut déterminer de manière fiable à partir des informations structurées de la copropriété et signale les éléments nécessitant une vérification ou un complément avant la finalisation du dossier. En savoir plus sur la page dédiée État daté.
Communication
Partagez des annonces, envoyez des messages aux personnes concernées. La messagerie intégrée permet des échanges tracés entre copropriétaires, conseil syndical et syndic.
Assemblées générales
Préparez les convocations, joignez les documents annexes, recueillez les pouvoirs et conservez les procès-verbaux dans l'espace documentaire.
Réservations et espaces communs
Permettez aux résidents de réserver les espaces partagés (salle commune, parking visiteurs, local vélos) selon les règles définies par la copropriété.
Calendrier et événements
Planifiez les interventions, travaux, assemblées générales et événements de la copropriété. Les échéances importantes restent visibles.
Accès sécurisé
Chaque utilisateur accède uniquement aux informations qui le concernent selon son profil : syndic, conseil syndical, copropriétaire, locataire, prestataire ou comptable. Cet espace en ligne sécurisé, propre à chaque copropriété, est l'extranet copropriété mis à disposition par Copropole : en savoir plus sur son fonctionnement et son cadre légal. Il peut aussi être utilisé depuis un assistant IA autorisé : utiliser Copropole avec ChatGPT ou Claude.