Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit comment Copropole collecte, utilise et protège vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est :
COPROPOLE
SAS au capital de 1 euro
SIREN 104 097 092 - RCS Versailles

Email :

Pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse :

Pour toute question concernant vos données personnelles, vous pouvez également nous contacter via notre formulaire de contact.

2. Données collectées

Nous collectons les catégories de données suivantes :

2.1 Données d'identification et de compte

• Nom, prénom
• Adresse email
• Numéro de téléphone (optionnel)
• Mot de passe (stocké sous forme hashée, jamais en clair)
• Rôle dans la copropriété (syndic, copropriétaire, locataire, etc.)
• Copropriété(s) associée(s)

2.2 Données d'abonnement et de facturation

• Informations de facturation (nom, adresse, email)
• Historique des abonnements et factures
• SIREN/SIRET pour les clients professionnels

2.3 Données de paiement

• Les paiements sont traités par notre prestataire Stripe
• Copropole ne stocke pas les numéros de carte bancaire complets
• Seules les 4 derniers chiffres de la carte et la date d'expiration peuvent être conservés pour identification
• Stripe est certifié PCI-DSS et traite vos données conformément à sa propre politique de confidentialité

2.4 Données relatives à la copropriété

• Informations sur les lots (numéro, tantièmes, étage)
• Documents partagés dans l'extranet
• Messages et tickets de support
• Données des assemblées générales

2.5 Données techniques et de connexion

• Adresse IP
• Type et version du navigateur (user-agent)
• Dates et heures de connexion
• Pages visitées
• Journaux d'erreurs et de sécurité

2.6 Données de prospection et contact

• Messages envoyés via le formulaire de contact
• Demandes de démonstration ou de devis

3. Finalités du traitement

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion des comptes : création, authentification et administration des comptes utilisateurs
• Fourniture du service SaaS : accès à l'extranet, gestion documentaire, messagerie, tickets, assemblées générales
• Gestion des abonnements : souscription, renouvellement, résiliation
• Facturation : émission des factures, suivi des paiements
• Support client : réponse aux demandes d'assistance
• Sécurité : prévention des fraudes, détection des intrusions, protection contre les abus
• Obligations légales : conservation des données comptables, réponse aux réquisitions judiciaires
• Amélioration du service : analyse des usages pour améliorer les fonctionnalités

4. Bases légales du traitement

• Exécution du contrat : traitements nécessaires à la fourniture du service (compte, abonnement, fonctionnalités)
• Obligation légale : conservation des factures (10 ans), logs de connexion, réponse aux autorités
• Intérêt légitime : sécurité du système, prévention des fraudes, amélioration du service
• Consentement : pour les cookies non essentiels (si applicables) et la prospection commerciale

5. Destinataires des données

Vos données peuvent être partagées avec :

• Au sein de la copropriété : les autres utilisateurs selon les fonctionnalités utilisées et les niveaux de visibilité définis
• Hébergeur : IKOULA NET SAS (serveurs en France)
• Prestataire de paiement : Stripe pour le traitement des paiements par carte
• Prestataires techniques : maintenance, sauvegardes (tous soumis à des obligations de confidentialité)
• Assistants et services d'IA que vous connectez vous-même (par exemple OpenAI pour ChatGPT, Anthropic pour Claude) : uniquement les données demandées lors de vos conversations, dans la limite de vos droits (voir section 9)
• Autorités compétentes : en cas d'obligation légale ou de réquisition judiciaire

Nous ne vendons jamais vos données à des tiers.

6. Copropole en tant que sous-traitant

Lorsqu'un client professionnel (syndic, gestionnaire) utilise Copropole pour gérer les données de sa copropriété, Copropole agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD pour les données déposées par ce client.

Le client reste responsable de traitement pour les données qu'il dépose concernant les copropriétaires, résidents, membres du conseil syndical ou tout autre tiers.

Un accord de sous-traitance (DPA) est disponible sur demande ou consultable à l'adresse : Accord de sous-traitance RGPD.

7. Messagerie interne

Les messages échangés via la messagerie de l'extranet sont des données personnelles protégées :

• Accès : seuls l'expéditeur et le(s) destinataire(s) peuvent lire le contenu des messages
• Confidentialité : Copropole n'accède pas au contenu des messages, sauf en cas d'obligation légale (réquisition judiciaire) ou de signalement pour contenu illicite
• Suppression : lorsqu'un utilisateur supprime un message, celui-ci est placé en corbeille. Vous pouvez le restaurer ou le supprimer définitivement depuis la corbeille

8. Documents partagés

Les documents déposés sur l'extranet sont traités comme suit :

• Propriété : les documents restent la propriété de la copropriété ou de l'utilisateur qui les a déposés
• Utilisation : Copropole n'utilise pas le contenu des documents à d'autres fins que la fourniture du service
• Stockage : serveurs sécurisés situés en France
• Export : vous pouvez télécharger vos documents à tout moment
• Résiliation : 30 jours pour récupérer vos documents après résiliation

9. Connexions à des assistants et services d'IA (par exemple ChatGPT)

Vous pouvez, de votre propre initiative, connecter votre compte Copropole à un assistant ou à un service tiers compatible, par exemple ChatGPT (OpenAI) ou Claude (Anthropic), afin de consulter vos informations Copropole en langage naturel. Cette connexion n'est jamais établie sans votre accord explicite.

9.1 Comment la connexion fonctionne

• Autorisation OAuth : vous êtes redirigé vers une page de Copropole, vous vous y connectez, puis vous voyez les autorisations demandées avant de choisir « Autoriser » ou « Refuser ».
• Votre mot de passe Copropole n'est pas transmis à l'assistant ni au service tiers. Celui-ci reçoit uniquement une autorisation limitée et révocable : un jeton d'accès valable 15 minutes, renouvelable pendant 30 jours tant que vous ne révoquez pas la connexion.
• Version publique du plugin ChatGPT : lecture seule. Les autorisations accordées sont limitées à la consultation (votre profil et les copropriétés auxquelles vous avez accès). Elle ne permet ni création, ni modification, ni suppression, ni paiement, ni changement de mot de passe, ni invitation ou partage.
• Vos droits dans Copropole ne changent pas : l'assistant ne peut consulter que les copropriétés et les données que votre rôle autorise dans l'extranet, comme si vous utilisiez l'interface web. Il n'accède jamais aux données d'une copropriété à laquelle votre compte n'a pas accès.

9.2 Catégories de données susceptibles d'être transmises

Seules les données nécessaires aux fonctions sollicitées dans la conversation, et autorisées par votre rôle, sont transmises. Selon votre rôle et vos questions, il peut s'agir de :

• identifiant de compte opaque et, uniquement si vous avez accepté l'autorisation « e-mail » affichée à l'écran de connexion, votre adresse e-mail et l'indication qu'elle est vérifiée ou non (utilisées notamment par l'assistant, par exemple OpenAI, pour vous identifier et contrôler le domaine d'e-mail d'un espace de travail) ;
• données d'identification et de compte (nom d'affichage, statut du compte, langue) et, selon la fonction consultée, nom, prénom et coordonnées professionnelles ou de contact de membres, d'occupants ou de prestataires de la copropriété ;
• informations sur la copropriété, ses lots, ses assemblées générales, son conseil syndical, son calendrier, ses annonces et ses réservations ;
• références et informations des documents déposés (titre, type, dates) ; le fichier lui-même n'est pas transmis par la version publique du plugin ;
• tickets, interventions, sinistres, équipements, dossiers de travaux et courriers de la copropriété ;
• messages de la messagerie interne et du fil commun auxquels vous avez accès, et vos notifications ;
• informations financières : votre situation personnelle sur vos lots, et, si votre rôle le permet, les indicateurs financiers de gestion de la copropriété.

Les fonctions disponibles n'ont jamais besoin de votre mot de passe, d'un code de vérification, d'une clé d'API, d'un numéro de carte bancaire ou d'un identifiant administratif ou gouvernemental : ne les saisissez pas dans la conversation.

9.3 Finalités et destinataires

• Finalité : vous permettre, à votre demande, de consulter vos informations Copropole depuis l'assistant que vous avez choisi.
• Destinataire : l'assistant ou le service tiers que vous avez connecté. Lorsque vous utilisez le plugin Copropole dans ChatGPT, les résultats renvoyés par Copropole à votre demande sont nécessairement transmis à OpenAI, qui les traite pour fournir la conversation, selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, que Copropole ne contrôle pas et qui varient selon l'offre et les réglages de votre compte. Il en va de même pour Anthropic si vous utilisez Claude. Copropole ne peut donc pas garantir que ces données ne quittent pas Copropole : elles quittent Copropole dès que vous les demandez à l'assistant.
• Copropole n'utilise pas ces échanges pour constituer des profils, pour de la publicité ou pour entraîner des modèles d'IA, et ne vend pas ces données.

9.4 Journalisation et durées de conservation

• Les appels effectués par un assistant via le plugin public sont enregistrés dans le journal d'audit technique de Copropole : date, connexion et utilisateur concernés, fonction appelée, copropriété visée le cas échéant, succès ou échec. Ce journal ne contient ni jeton, ni mot de passe, ni contenu de documents. Il est conservé jusqu'à 3 ans à des fins de sécurité et de preuve.
• Les jetons d'accès (15 minutes) et de renouvellement (30 jours maximum) expirent automatiquement ; ils sont invalidés dès la révocation de la connexion.
• Les données consultées par l'assistant restent conservées dans Copropole selon les durées du tableau ci-dessous. Leur conservation chez OpenAI ou Anthropic relève de leurs propres politiques.

9.5 Vos contrôles

• Révoquer une connexion, ou toutes, à tout moment, depuis votre compte Copropole : Mon compte → Agents connectés. L'accès de l'assistant cesse immédiatement.
• Vous pouvez aussi déconnecter le plugin depuis les réglages de l'assistant ; pensez à révoquer l'accès dans Copropole pour mettre fin à l'autorisation côté Copropole.
• Pour exercer vos droits (accès, rectification, effacement, opposition…) ou poser une question sur ces connexions, utilisez la page Contact (sujet « Support technique »). Pour effacer les conversations conservées par l'assistant, adressez-vous à son éditeur.

10. Durées de conservation

11. Cookies et traceurs

Notre site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires :

• Cookie de session (COPROPOLE_SESSION) : nécessaire à l'authentification et au bon fonctionnement de l'extranet. Supprimé à la fermeture du navigateur ou après expiration de la session.

Ces cookies étant strictement nécessaires au fonctionnement du service, ils sont exemptés du recueil de consentement conformément aux recommandations de la CNIL.

Mesure d'audience interne : nous comptons le nombre de pages vues sur notre site (par page et par jour) et le nombre d'accès à notre démonstration, uniquement à des fins statistiques internes. Ce comptage ne dépose aucun cookie, ne conserve aucune adresse IP et ne permet pas d'identifier ni de suivre un visiteur individuel : les données sont agrégées (un simple compteur par page et par jour), conformément à l'exemption de consentement prévue par la CNIL pour la mesure d'audience strictement interne.

Nous n'utilisons pas :

• Google Analytics ni aucun outil de mesure d'audience tiers
• Cookies publicitaires ou de remarketing
• Traceurs de réseaux sociaux

Stripe : lors du paiement, Stripe peut déposer ses propres cookies nécessaires à la sécurisation de la transaction. Ces cookies sont gérés par Stripe conformément à sa politique de confidentialité.

12. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger vos données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation)
• Droit à la limitation : limiter le traitement de vos données dans certains cas
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour motif légitime
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci

Désengagement et effacement au sein d'une copropriété : vous pouvez à tout moment refuser d'être associé(e) à une copropriété ou à un lot. Dans ce cas, votre identité (nom, prénom, adresse email) cesse d'être visible des autres membres, qui ne voient plus que la mention « Membre désengagé et anonyme ». Lors d'un tel désengagement, ou d'une demande d'effacement, vos données nominatives sont supprimées. Seule une empreinte technique irréversible de votre adresse email (et non l'adresse elle-même) peut être conservée, à la seule fin de retrouver votre historique de consentement si vous décidez ultérieurement de revenir. Cette empreinte ne permet pas, à elle seule, de vous contacter ni de vous réidentifier par un tiers. Vous pouvez demander sa suppression définitive en nous écrivant.

Pour exercer vos droits : envoyez votre demande à
Nous répondrons dans un délai d'un mois maximum.

Réclamation : vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL :
Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr

13. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données :

• Chiffrement des mots de passe (algorithme bcrypt)
• Connexion sécurisée (HTTPS/TLS)
• Protection contre les attaques web (CSRF, XSS, injection SQL)
• Accès restreint aux données selon les rôles et habilitations
• Journalisation des accès et actions sensibles
• Sauvegardes régulières
• Serveurs hébergés en France dans un datacenter sécurisé

Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais conformément à nos obligations légales.

14. Transferts de données hors UE

Vos données sont hébergées en France (IKOULA, datacenter de Reims).

Assistants et services d'IA : si vous connectez Copropole à ChatGPT ou à Claude, les données que vous demandez à l'assistant sont traitées par OpenAI ou Anthropic, qui peuvent les traiter hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis, selon leurs propres conditions. Ce transfert résulte de votre choix d'utiliser ce service tiers.

Stripe : en tant que prestataire de paiement américain, Stripe peut transférer certaines données aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne et le Data Privacy Framework. Consultez la politique de confidentialité de Stripe.

15. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité. En cas de modification substantielle, vous serez informé par email ou via l'extranet dans les meilleurs délais avant l'entrée en vigueur des modifications.

Dernière mise à jour : 19/10/2026