Comment fonctionne Copropole

Copropole est un logiciel français complet de gestion de copropriété pour syndics professionnels et bénévoles. Il réunit dans un même espace la comptabilité réglementaire du syndicat des copropriétaires, les appels de fonds, les encaissements, les fournisseurs, la banque, les documents, les interventions, la communication et les assemblées générales, avec un accès adapté au rôle de chaque personne. Présentation complète sur la page logiciel de gestion de copropriété en ligne.

Aux syndics professionnels comme aux syndics bénévoles, et plus largement à tous les acteurs de la copropriété (gestionnaire, comptable, conseil syndical, copropriétaire, bailleur, locataire, prestataire), chacun avec des droits adaptés.

Non. Copropole est conçu pour être utilisé aussi bien par des syndics professionnels que par des syndics bénévoles.

Oui. Un cabinet de syndic professionnel peut administrer ses mandats avec Copropole : comptabilité réglementaire du syndicat en partie double, appels de fonds, banque et rapprochement bancaire, documents, interventions, assemblées générales et extranet copropriétaires, avec des droits différenciés par profil.

Oui. Chaque copropriété dispose de son propre espace, avec ses droits, ses documents et sa comptabilité, et un utilisateur peut être rattaché à plusieurs copropriétés. L'abonnement est souscrit par copropriété et la comptabilité s'active copropriété par copropriété.

Oui. Chaque copropriété dispose de son extranet : un accès en ligne sécurisé où chaque copropriétaire consulte les documents, ses propres lots et son solde, suit ses demandes et accède aux assemblées générales, selon ses droits.

Oui. Copropole est un logiciel de gestion de copropriété utilisable par les syndics professionnels comme par les syndics bénévoles : il va bien au-delà du partage de documents, avec la comptabilité réglementaire du syndicat, les appels de fonds, la banque et les assemblées générales.

Non. Au-delà des documents, Copropole permet de communiquer, de suivre les demandes et interventions, de préparer les assemblées générales et de gérer les finances courantes de la copropriété.

Non. Copropole ne remplace pas les professionnels de la copropriété : il facilite leur travail et la coordination entre tous les acteurs.

C'est l'espace en ligne sécurisé de votre copropriété : chaque personne (syndic, gestionnaire, comptable, conseil syndical, copropriétaire, bailleur, locataire, prestataire) y accède avec un compte personnel et des droits adaptés à son profil. Le détail est présenté sur la page Extranet copropriété.

La réglementation impose au syndic professionnel un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété. Pour un syndic bénévole, il ne faut pas transposer automatiquement l'ensemble de ces obligations : le cadre applicable doit être vérifié précisément. Un espace en ligne organisé reste néanmoins utile dans les deux cas.

Oui. Au-delà de la comptabilité réglementaire, Copropole couvre la gestion financière du quotidien : budget, appels de fonds répartis par tantièmes, encaissements, soldes par lot, régularisations et relances amiables. Les appels de fonds peuvent être générés en PDF.

Oui. Copropole tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires en partie double, selon le plan comptable réglementaire de copropriété : journaux, grand livre, balances, comptes individualisés des copropriétaires, annexes 1 à 5, clôture d'exercice et report des à-nouveaux. L'activation est réalisée copropriété par copropriété, après contrôle de concordance des données financières existantes. À l'écran, le vocabulaire reste simple (reste dû, trop-perçu, paiement reçu) ; la rigueur comptable est tenue en arrière-plan.

Non pour la comptabilité du syndicat couverte par Copropole. Le logiciel intègre son propre moteur de comptabilité réglementaire en partie double, avec journaux, grand livre, balances, comptes individualisés, fournisseurs, banque, clôture et annexes réglementaires. Copropole tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires, et non la comptabilité propre du cabinet de syndic.

Non pour faire fonctionner les fonctions comptables intégrées à Copropole. Un syndic peut utiliser le moteur comptable de la plateforme sans dépendre d'un logiciel comptable tiers. Il reste naturellement libre de solliciter un professionnel pour un conseil comptable particulier, mais cette intervention n'est pas une condition de fonctionnement du logiciel.

Le moteur comptable produit, à partir des écritures : le plan comptable de copropriété, les journaux, le grand livre, la balance générale et la balance par clé, les comptes copropriétaires individualisés, les comptes fournisseurs, le rapprochement bancaire, la clôture d'exercice avec report des à-nouveaux et les annexes réglementaires 1 à 5.

Oui. Copropole peut alimenter automatiquement les données bancaires selon la configuration retenue, notamment via EBICS ou SFTP. L'import de relevés dans plusieurs formats reste également disponible. Les transactions alimentent ensuite le rapprochement bancaire intégré.

Selon la configuration retenue pour la copropriété : soit par connexion bancaire automatisée (EBICS ou SFTP), qui récupère et normalise les relevés sans intervention manuelle répétée, soit par import direct d'un fichier dans l'un des formats pris en charge. Les transactions sont ensuite dédupliquées et intégrées au rapprochement bancaire.

Oui. Copropole prend en charge la connexion bancaire EBICS pour la récupération automatisée des relevés, avec onboarding (INI/HIA/HPB) et lecture seule stricte.

Oui. Copropole prend en charge la connexion bancaire SFTP pour la récupération automatisée des relevés, avec vérification de l'empreinte de clé hôte et identifiants protégés.

L'activation est réalisée copropriété par copropriété, après contrôle de concordance des données financières existantes. Elle n'est pas déclenchée en aveugle sur l'ensemble des copropriétés.

Le prix est un abonnement mensuel TTC par copropriété, fonction du nombre d'unités tarifaires (un lot principal compte pour une unité, un lot annexe comme une cave, un box ou un parking compte pour 0,20 unité). Tarifs de lancement : jusqu'à 20 unités tarifaires, 19 € TTC/mois ; à partir de 21 unités, 39 € TTC/mois ; à partir de 51 unités, 79 € TTC/mois. Le tarif de lancement s'applique 12 mois, puis le tarif standard, connu dès l'inscription. Consultez la page tarifs pour le détail et les tarifs standards.

Non. Aucun frais de mise en service n'est ajouté au prix affiché. L'abonnement est sans engagement de durée et résiliable à tout moment.

Non. Les fonctions présentées sont comprises dans l'abonnement, sans module obligatoire à ajouter. Le tarif dépend uniquement de la taille de la copropriété.

Oui. L'espace documentaire inclus couvre les usages habituels d'une copropriété. Pour un volume d'archives exceptionnel, des extensions peuvent être proposées.

Oui. Les documents peuvent être récupérés de manière groupée (archive ZIP) et les données financières exportées. En cas de résiliation, un délai de 30 jours est prévu pour récupérer les données ; la restitution ne dépend pas d'un format documentaire propriétaire.

Les états comptables (journaux, grand livre, balances, annexes) sont consultables et éditables dans les formats disponibles dans Copropole ; les données financières (appels de fonds, appels par lot, paiements) s'exportent en CSV compatible tableur, et les documents en archive ZIP.

Oui. Chacun accède uniquement aux informations qui le concernent : un copropriétaire voit ses lots et son solde, un prestataire ne voit que les interventions qui lui sont confiées, le syndic conserve la vision nécessaire à la gestion.

Les données sont hébergées en France sur des serveurs sécurisés, les connexions sont chiffrées et chaque utilisateur n'accède qu'aux informations autorisées. Copropole respecte le RGPD (consentement, registre des traitements, droit à l'oubli).

Oui. Les documents peuvent être exportés (y compris en archive ZIP) et certaines données financières en CSV. L'espace est attaché à la copropriété : en cas de changement de syndic, les documents et l'historique restent accessibles.

Oui. À partir du numéro d'immatriculation d'une copropriété, Copropole peut comparer certaines informations avec les données publiques du Registre national d'immatriculation des copropriétés diffusées par l'ANAH sur data.gouv.fr. Ces données sont déclaratives ; elles ne sont reprises qu'après confirmation explicite de l'utilisateur, et la source ainsi que la date de consultation sont affichées.

Non, aucune installation n'est obligatoire. Copropole fonctionne dans un navigateur internet récent ; sur smartphone, il peut aussi être installé ou ajouté à l'écran d'accueil comme application web. Les mises à jour sont appliquées au service en ligne ; l'utilisateur n'a pas à maintenir une installation sur son ordinateur.

Copropole fonctionne dans un navigateur récent sur Windows, macOS et Linux, ainsi que sur smartphone et tablette. Copropole n'est pas une application native à télécharger depuis un store : c'est une application web installable (PWA), utilisable directement dans le navigateur.

L'assistance Copropole accompagne les utilisateurs dans la prise en main du service et dans la résolution des difficultés techniques ou fonctionnelles.

Copropole calcule et produit les écritures et états couverts par son moteur comptable. Le support logiciel ne se substitue pas à un avocat ou à un expert-comptable lorsqu'une décision juridique ou comptable particulière engage la copropriété.

Oui. Une demande peut être suivie du signalement à l'intervention réalisée : déclaration, échanges, prestataire affecté, pièces jointes et statut de résolution restent dans un même fil.

Oui. Chaque copropriétaire dispose d'un espace « Mon solde » où il consulte uniquement ses propres lots : appels reçus, paiements, reste à régler.

Oui. Une démonstration est accessible sans inscription : elle fait entrer dans un espace syndic en lecture seule, avec des données fictives. L'administration et la souscription y sont volontairement masquées, et aucune donnée réelle n'est utilisée.

Copropole s'utilise depuis n'importe quel navigateur web, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Aucune installation n'est obligatoire ; sur smartphone, Copropole peut aussi être ajouté à l'écran d'accueil comme application web.