Comment fonctionne Copropole

1. Créez votre espace copropriété

Inscrivez-vous et créez l'espace de votre copropriété en quelques minutes. Renseignez les informations de base : nom, adresse, nombre de lots.

2. Invitez les personnes autorisées

Ajoutez les copropriétaires, locataires, membres du conseil syndical, syndic, prestataires ou comptable. Chaque personne reçoit un accès selon son profil.

3. Centralisez documents, demandes et informations

Déposez les documents importants : PV d'assemblée, contrats, diagnostics, factures. Recevez les demandes et signalements des résidents. Gardez l'historique accessible.

4. Suivez le quotidien et la gestion financière

Suivez une demande du signalement à l'intervention réalisée, avec le prestataire affecté et les pièces jointes. Gérez les équipements, contrats et prestataires. Côté finances, préparez les appels de fonds, enregistrez les encaissements, suivez les soldes par lot et envoyez des relances amiables ; chaque copropriétaire consulte son propre solde.

5. Partagez les éléments utiles

Chaque intervenant accède uniquement aux informations qui le concernent. Le syndic voit tout, le comptable accède aux pièces comptables, les copropriétaires consultent les documents autorisés.

Une solution web accessible partout

Copropole est accessible depuis votre navigateur, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Pas d'installation requise, pas de logiciel à mettre à jour.

Vos données vous appartiennent

L'extranet reste attaché à la copropriété, pas au syndic. En cas de changement de gestionnaire, tous les documents et l'historique restent accessibles. Pour en savoir plus sur l'extranet copropriété et l'obligation qui s'applique au syndic, consultez la page Extranet copropriété.

Sécurisé et hébergé en France

Vos données sont stockées sur des serveurs situés en France. Accès protégé par mot de passe, connexions chiffrées, sauvegardes régulières.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que Copropole exactement ?

Copropole est un logiciel français complet de gestion de copropriété pour syndics bénévoles et professionnels. Il réunit dans un même espace la comptabilité réglementaire du syndicat des copropriétaires, les appels de fonds, les encaissements, les fournisseurs, la banque, les documents, les interventions, la communication et les assemblées générales, avec un accès adapté au rôle de chaque personne. Présentation complète sur la page logiciel de gestion de copropriété en ligne.

À qui s'adresse Copropole ?

Aux syndics professionnels comme aux syndics bénévoles, et plus largement à tous les acteurs de la copropriété (gestionnaire, comptable, conseil syndical, copropriétaire, bailleur, locataire, prestataire), chacun avec des droits adaptés.

Copropole est-il seulement un espace de documents ?

Non. Au-delà des documents, Copropole permet de communiquer, de suivre les demandes et interventions, de préparer les assemblées générales et de gérer les finances courantes de la copropriété.

Peut-on gérer les appels de fonds et les paiements ?

Oui. Au-delà de la comptabilité réglementaire, Copropole couvre la gestion financière du quotidien : budget, appels de fonds répartis par tantièmes, encaissements, soldes par lot, régularisations et relances amiables. Les appels de fonds peuvent être générés en PDF.

Copropole tient-il une comptabilité réglementaire ?

Oui. Copropole tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires en partie double, selon le plan comptable réglementaire de copropriété : journaux, grand livre, balances, comptes individualisés des copropriétaires, annexes 1 à 5, clôture d'exercice et report des à-nouveaux. L'activation est réalisée copropriété par copropriété, après contrôle de concordance des données financières existantes. À l'écran, le vocabulaire reste simple (reste dû, trop-perçu, paiement reçu) ; la rigueur comptable est tenue en arrière-plan.

Faut-il un autre logiciel comptable avec Copropole ?

Non pour la comptabilité du syndicat couverte par Copropole. Le logiciel intègre son propre moteur de comptabilité réglementaire en partie double, avec journaux, grand livre, balances, comptes individualisés, fournisseurs, banque, clôture et annexes réglementaires. Copropole tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires, et non la comptabilité propre du cabinet de syndic.

Copropole nécessite-t-il l'intervention d'un comptable externe ?

Non pour faire fonctionner les fonctions comptables intégrées à Copropole. Un syndic peut utiliser le moteur comptable de la plateforme sans dépendre d'un logiciel comptable tiers. Il reste naturellement libre de solliciter un professionnel pour un conseil comptable particulier, mais cette intervention n'est pas une condition de fonctionnement du logiciel.

Que produit le moteur comptable ?

Le moteur comptable produit, à partir des écritures : le plan comptable de copropriété, les journaux, le grand livre, la balance générale et la balance par clé, les comptes copropriétaires individualisés, les comptes fournisseurs, le rapprochement bancaire, la clôture d'exercice avec report des à-nouveaux et les annexes réglementaires 1 à 5.

La comptabilité est-elle activée automatiquement ?

L'activation est réalisée copropriété par copropriété, après contrôle de concordance des données financières existantes. Elle n'est pas déclenchée en aveugle sur l'ensemble des copropriétés.

Comment le prix est-il calculé ?

Le prix est un abonnement mensuel TTC par copropriété, fonction du nombre de lots. Tarifs de lancement : jusqu'à 20 lots, 19 € TTC/mois ; à partir de 21 lots, 39 € TTC/mois ; à partir de 51 lots, 79 € TTC/mois. Le tarif de lancement s'applique 12 mois, puis le tarif standard, connu dès l'inscription. Consultez la page tarifs pour le détail et les tarifs standards.

Existe-t-il des frais de mise en service ?

Non. Aucun frais de mise en service n'est ajouté au prix affiché. L'abonnement est sans engagement de durée et résiliable à tout moment.

Des modules obligatoires sont-ils facturés en supplément ?

Non. Les fonctions présentées sont comprises dans l'abonnement, sans module obligatoire à ajouter. Le tarif dépend uniquement de la taille de la copropriété.

Le stockage est-il compris ?

Oui. L'espace documentaire inclus couvre les usages habituels d'une copropriété. Pour un volume d'archives exceptionnel, des extensions peuvent être proposées.

Peut-on récupérer les documents et les données ?

Oui. Les documents peuvent être récupérés de manière groupée (archive ZIP) et les données financières exportées. En cas de résiliation, un délai de 30 jours est prévu pour récupérer les données ; la restitution ne dépend pas d'un format documentaire propriétaire.

Quels exports comptables sont disponibles ?

Les états comptables (journaux, grand livre, balances, annexes) sont consultables et éditables dans les formats disponibles dans Copropole ; les données financières (appels de fonds, appels par lot, paiements) s'exportent en CSV compatible tableur, et les documents en archive ZIP.

Faut-il installer Copropole ?

Non. Copropole fonctionne dans un navigateur internet récent, sans installation locale. Les mises à jour sont appliquées au service en ligne ; l'utilisateur n'a pas à maintenir une installation sur son ordinateur.

Sur quels appareils fonctionne-t-il ?

Copropole fonctionne dans un navigateur récent sur Windows, macOS et Linux, ainsi que sur smartphone et tablette. Aucune application native à installer.

Quel support est proposé ?

L'assistance Copropole accompagne les utilisateurs dans la prise en main du service et dans la résolution des difficultés techniques ou fonctionnelles.

Le support remplace-t-il un avocat ou un expert-comptable ?

Copropole calcule et produit les écritures et états couverts par son moteur comptable. Le support logiciel ne se substitue pas à un avocat ou à un expert-comptable lorsqu'une décision juridique ou comptable particulière engage la copropriété.

Peut-on suivre les sinistres et les interventions ?

Oui. Une demande peut être suivie du signalement à l'intervention réalisée : déclaration, échanges, prestataire affecté, pièces jointes et statut de résolution restent dans un même fil.

Un copropriétaire peut-il consulter son solde ?

Oui. Chaque copropriétaire dispose d'un espace « Mon solde » où il consulte uniquement ses propres lots : appels reçus, paiements, reste à régler.

Les droits sont-ils différents selon les personnes ?

Oui. Chacun accède uniquement aux informations qui le concernent : un copropriétaire voit ses lots et son solde, un prestataire ne voit que les interventions qui lui sont confiées, le syndic conserve la vision nécessaire à la gestion.

Copropole remplace-t-il le syndic ?

Non. Copropole ne remplace pas les professionnels de la copropriété : il facilite leur travail et la coordination entre tous les acteurs.

Peut-on essayer Copropole sans inscription ?

Oui. Une démonstration est accessible sans inscription : elle fait entrer dans un espace syndic en lecture seule, avec des données fictives. L'administration et la souscription y sont volontairement masquées, et aucune donnée réelle n'est utilisée.

Copropole fonctionne-t-il sur mobile ? Faut-il installer une application ?

Copropole s'utilise depuis n'importe quel navigateur web, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Aucune application à installer.

Où les données sont-elles hébergées et comment sont-elles protégées ?

Les données sont hébergées en France sur des serveurs sécurisés, les connexions sont chiffrées et chaque utilisateur n'accède qu'aux informations autorisées. Copropole respecte le RGPD (consentement, registre des traitements, droit à l'oubli).

Peut-on exporter les informations ?

Oui. Les documents peuvent être exportés (y compris en archive ZIP) et certaines données financières en CSV. L'espace est attaché à la copropriété : en cas de changement de syndic, les documents et l'historique restent accessibles.

Copropole utilise-t-il le registre national des copropriétés ?

Oui. À partir du numéro d'immatriculation d'une copropriété, Copropole peut comparer certaines informations avec les données publiques du Registre national d'immatriculation des copropriétés diffusées par l'ANAH sur data.gouv.fr. Ces données sont déclaratives ; elles ne sont reprises qu'après confirmation explicite de l'utilisateur, et la source ainsi que la date de consultation sont affichées.

Qu'est-ce que l'extranet copropriété proposé par Copropole ?

C'est l'espace en ligne sécurisé de votre copropriété : chaque personne (syndic, gestionnaire, comptable, conseil syndical, copropriétaire, bailleur, locataire, prestataire) y accède avec un compte personnel et des droits adaptés à son profil. Le détail est présenté sur la page Extranet copropriété.

L'extranet est-il obligatoire pour tous les syndics ?

La réglementation impose au syndic professionnel un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété. Pour un syndic bénévole, il ne faut pas transposer automatiquement l'ensemble de ces obligations : le cadre applicable doit être vérifié précisément. Un espace en ligne organisé reste néanmoins utile dans les deux cas.