Copropole pour syndic bénévole
Gérer une copropriété en tant que syndic bénévole demande du temps, de la rigueur et de l'organisation, sans forcément avoir de formation comptable ou de gestion. Copropole, logiciel de gestion de copropriété en ligne, centralise l'organisation quotidienne et tient la comptabilité du syndicat à votre place, sans multiplier les fichiers, e-mails et groupes de discussion.
Un logiciel complet, pas seulement un carnet de suivi
Copropole n'est pas qu'un espace de partage de documents : c'est un logiciel de gestion de copropriété qui réunit la comptabilité réglementaire du syndicat, la banque et le rapprochement bancaire, les appels de fonds, le suivi technique, la communication et les assemblées générales dans un même espace, avec un accès adapté à chaque profil (vous-même, le conseil syndical, les copropriétaires).
Ce que Copropole vous apporte
- Documents centralisés : classez règlements, PV, contrats, diagnostics, factures et archives dans un espace sécurisé
- Demandes et tickets : recevez les signalements des résidents, suivez les interventions et gardez l'historique
- Suivi technique : gérez équipements, prestataires, contrats, interventions, sinistres, compteurs, clés et badges
- Suivi syndic : centralisez les actions à traiter, relances, décisions et points de suivi
- Gestion financière : préparez le budget et les appels de fonds (répartis par tantièmes, générés en PDF), enregistrez les encaissements, suivez les soldes par lot et envoyez des relances amiables, avec un vocabulaire simple à l'écran
- Banque et rapprochement bancaire : importez les relevés du compte de la copropriété (CSV et principaux formats bancaires), Copropole propose automatiquement les correspondances avec les écritures comptables, vous les validez d'un geste ; paiements partiels, corrections et historique sont pris en charge
- Assemblées générales : préparez convocations, annexes, pouvoirs et conservez les PV
- Communication : diffusez annonces et messages aux personnes concernées
- Annuaire : gérez la liste des prestataires et contacts utiles
Simple et accessible
Interface claire, navigation intuitive, accessible depuis ordinateur, tablette ou smartphone. Chaque utilisateur accède aux informations selon son profil. Vous n'avez pas besoin d'être comptable pour vous en servir : les écrans utilisent un vocabulaire courant, la comptabilité réglementaire du syndicat (partie double, plan comptable de copropriété, journaux, grand livre, balances, comptes individualisés, annexes 1 à 5, clôture d'exercice) est tenue par Copropole en arrière-plan.
Une comptabilité et une banque déjà prêtes, sans logiciel tiers
Copropole tient la comptabilité réglementaire du syndicat des copropriétaires et gère la banque de la copropriété avec rapprochement bancaire intégré : aucun logiciel comptable tiers n'est nécessaire pour ces fonctions. Comme syndic bénévole, vous gardez la responsabilité de vos décisions et de votre mandat ; Copropole facilite le travail concret (saisie, rapprochement, documents, annexes) sans se substituer à cette responsabilité ni à l'accompagnement d'un professionnel si vous en sollicitez un ponctuellement.
Un extranet copropriété, même sans obligation systématique
L'obligation réglementaire d'extranet vise en premier lieu le syndic professionnel : il ne faut pas la transposer automatiquement au syndic bénévole sans vérifier le cadre applicable. Cela n'empêche pas un espace en ligne organisé d'être un vrai atout pour un syndic bénévole : moins de documents dispersés par e-mail, un historique conservé, une information accessible à tout moment aux copropriétaires et au conseil syndical. Copropole met à disposition cet extranet copropriété, avec les mêmes fonctions que pour un syndic professionnel. En savoir plus sur la page Extranet copropriété.
Gagnez en visibilité
Retrouvez les demandes, les documents, les contrats, les sinistres et les actions en cours dans un espace organisé. Plus de perte d'information dans les e-mails.
Questions fréquentes des syndics bénévoles
Faut-il des compétences en comptabilité pour utiliser Copropole ?
Non. Copropole tient la comptabilité réglementaire du syndicat (partie double, journaux, grand livre, annexes) à partir d'écrans qui emploient un vocabulaire courant : budget, appels de fonds, encaissements, soldes. Vous n'avez pas besoin de maîtriser le plan comptable pour vous en servir au quotidien.
Copropole gère-t-il le compte bancaire de la copropriété ?
Oui. Copropole prend en charge la gestion du compte bancaire de la copropriété et le rapprochement bancaire : import des relevés (CSV et principaux formats bancaires), propositions automatiques de correspondance avec les écritures comptables que vous validez, gestion des paiements partiels, et historique consultable à tout moment.
Copropole nécessite-t-il un autre logiciel de comptabilité ?
Non. Aucun logiciel comptable tiers n'est nécessaire pour la comptabilité réglementaire du syndicat ni pour le rapprochement bancaire : ces fonctions sont intégrées à Copropole.
Un syndic bénévole doit-il proposer un extranet aux copropriétaires ?
L'obligation légale d'extranet vise en premier lieu le syndic professionnel. Un syndic bénévole n'est pas nécessairement tenu à la même obligation, mais dispose dans Copropole d'un extranet copropriété aux mêmes fonctions, utile pour partager documents et informations avec les copropriétaires et le conseil syndical. Détails sur Extranet copropriété.
Copropole remplace-t-il la responsabilité du syndic bénévole ?
Non. Copropole facilite la gestion concrète (comptabilité, banque, documents, appels de fonds, assemblées générales) mais ne se substitue pas à la responsabilité du syndic bénévole ni à l'accompagnement d'un professionnel si vous décidez d'y recourir ponctuellement.