Copropole, logiciel pour syndic professionnel
Copropole est un logiciel de gestion de copropriété en ligne que le cabinet de syndic professionnel peut utiliser directement pour administrer ses mandats : la comptabilité réglementaire du syndicat, les appels de fonds, la banque et le rapprochement bancaire, les documents, le suivi opérationnel, les assemblées générales et l'extranet copropriétaires sont réunis dans un même espace, avec un accès adapté à chaque profil.
Un logiciel de gestion, pas seulement un extranet
Copropole met à disposition de chaque copropriété un extranet copropriétaires, mais ce n'est qu'une composante du logiciel : le gestionnaire y pilote aussi la comptabilité, les finances, les interventions et les assemblées générales du mandat, pas seulement le partage de documents avec les résidents. Le fonctionnement et le cadre légal de cet extranet sont détaillés sur la page Extranet copropriété.
Ce qu'un cabinet de syndic gère dans Copropole
- Portefeuille de copropriétés : chaque copropriété dispose de son propre espace sécurisé, avec des droits différenciés par profil (syndic, gestionnaire, comptable, conseil syndical, copropriétaire, bailleur, locataire, prestataire)
- Comptabilité réglementaire : partie double du syndicat des copropriétaires (plan comptable de copropriété, journaux, grand livre, balance générale et balance par clé, comptes copropriétaires individualisés, comptes fournisseurs, clôture d'exercice, report des à-nouveaux et annexes réglementaires 1 à 5) ; activation copropriété par copropriété, après contrôle de concordance des données financières existantes
- Budgets et appels de fonds : préparation du budget, appels répartis par tantièmes, générés en PDF, encaissements, soldes par lot, régularisations et relances amiables
- Banque et rapprochement bancaire : gestion de plusieurs comptes bancaires par copropriété, import des relevés (CSV, CAMT.052/053/054, MT940, CFONB120, OFX, QIF), suggestions de correspondance entre opérations bancaires et écritures comptables validées par le gestionnaire, gestion des paiements partiels et des opérations couvrant plusieurs écritures, désappariement et correction possibles, historique et traçabilité des rapprochements
- Copropriétaires et fournisseurs : comptes individualisés par lot, suivi des soldes et des règlements, comptes fournisseurs et pièces justificatives centralisées
- Documents : PV d'assemblée, règlements, contrats, diagnostics, factures et archives, classés et accessibles selon les droits de chaque profil
- Assemblées générales : convocations, annexes, pouvoirs et présences, conservation des procès-verbaux
- Interventions et suivi technique : demandes et tickets des résidents, prestataires, contrats de maintenance, sinistres, compteurs, clés et badges
- Suivi syndic : centralisation des actions à traiter, relances, décisions et points de suivi propres à chaque mandat
- Communication : annonces ciblées et messagerie intégrée entre syndic, conseil syndical et copropriétaires
- Extranet copropriétaires : accès en ligne sécurisé, avec des contenus différenciés selon le profil du destinataire
Une comptabilité de copropriété intégrée
Copropole tient la comptabilité réglementaire du syndicat des copropriétaires en partie double : plan comptable de copropriété, journaux, grand livre, balance générale et balance par clé, comptes copropriétaires individualisés, comptes fournisseurs, banque et rapprochement bancaire, clôture d'exercice avec report des à-nouveaux, et annexes réglementaires 1 à 5. Aucun logiciel comptable tiers n'est nécessaire pour les fonctions comptables couvertes par Copropole. Le détail du moteur comptable, y compris le rapprochement bancaire (formats d'import, suggestions de correspondance, arrêté exportable), est présenté sur la page Copropole, logiciel comptable de copropriété.
Copropole gère la comptabilité du syndicat des copropriétaires, et non la comptabilité propre du cabinet de syndic ; le logiciel facilite le travail du gestionnaire sans se substituer à son rôle ni à sa responsabilité professionnelle.
L'extranet copropriété, une obligation pour le syndic professionnel
Le syndic professionnel doit mettre à la disposition de chaque copropriétaire un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété, avec des contenus différenciés selon le profil du destinataire. Copropole répond à cette obligation avec un extranet propre à chaque copropriété, qui donne accès selon les droits de chaque personne aux documents, à la comptabilité et à la gestion financière, au suivi des demandes et aux assemblées générales. Le détail de cette obligation et de son fonctionnement dans Copropole est expliqué sur la page Extranet copropriété.
Un mandat existant n'est pas un obstacle
Un cabinet qui utilise déjà un autre outil pour une partie de ses mandats n'est pas exclu de Copropole : le logiciel s'active copropriété par copropriété, après contrôle de concordance des données financières existantes, ce qui permet une mise en place mandat par mandat plutôt qu'un basculement global imposé en une fois.
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Proposez à vos clients un espace accessible 24h/24 qui simplifie leur quotidien et renforce la transparence. Le conseil syndical retrouve les informations importantes sans solliciter le gestionnaire.
Questions fréquentes des syndics professionnels
Copropole gère-t-il la comptabilité réglementaire des copropriétés ?
Oui. Copropole tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires en partie double, selon le plan comptable réglementaire de copropriété : journaux, grand livre, balances, comptes copropriétaires individualisés, comptes fournisseurs, banque, clôture et annexes 1 à 5. Aucun logiciel comptable tiers n'est nécessaire pour les fonctions couvertes.
Copropole est-il uniquement un extranet copropriétaires ?
Non. L'extranet copropriétaires est une composante de Copropole, pas l'ensemble du logiciel : le gestionnaire y pilote aussi la comptabilité réglementaire, les appels de fonds, la banque et le rapprochement bancaire, le suivi opérationnel et les assemblées générales du mandat.
Un syndic professionnel peut-il utiliser Copropole pour gérer ses copropriétés ?
Oui, pour les fonctions réellement présentes dans Copropole : comptabilité réglementaire, appels de fonds, banque et rapprochement bancaire, documents, interventions, communication, assemblées générales et extranet copropriétaires. L'activation comptable se fait copropriété par copropriété, après contrôle de concordance.
Peut-on gérer plusieurs copropriétés avec Copropole ?
Oui. Chaque copropriété dispose de son propre espace sécurisé, avec sa comptabilité, ses comptes bancaires, ses documents et ses droits d'accès propres, ce qui permet à un cabinet de gérer un portefeuille de mandats distincts dans le même logiciel.
Copropole permet-il les appels de fonds et le rapprochement bancaire ?
Oui. Les appels de fonds sont répartis par tantièmes et générés en PDF, avec suivi des encaissements et des soldes par lot. Le rapprochement bancaire est intégré à la comptabilité : import des relevés dans plusieurs formats, suggestions de correspondance entre opérations bancaires et écritures comptables, gestion des paiements partiels, désappariement possible, historique et traçabilité ; la validation reste toujours pilotée par la personne en charge du rapprochement.