GED de copropriété : quels documents, quels accès, quelle sécurité ?
Des documents qui n'ont pas la même vie
Le règlement de copropriété et ses modificatifs, les procès-verbaux d'assemblée, les contrats, les factures, les devis, les diagnostics et les courriers n'ont ni le même cycle de vie ni le même public. Certains ont vocation à être consultés largement ; d'autres contiennent des données personnelles ou commerciales qui justifient des restrictions.
Une arborescence standard apporte de la simplicité, mais elle ne suffit pas. Des informations associées à chaque pièce (copropriété, exercice, fournisseur, nature, date, statut) rendent la recherche fiable : on doit retrouver un contrat par le nom du prestataire sans savoir dans quel dossier il a été rangé.
Décider qui voit quoi avant de classer
Qui dépose une facture ? Qui peut la lire ? Un membre du conseil syndical voit-il la même chose que le syndic ? Comment éviter qu'un copropriétaire accède à une pièce concernant un autre lot ? Ces questions se règlent au niveau des autorisations effectives, pas par des menus masqués.
Un test simple : avec deux copropriétés, deux profils et un document sensible, essayez d'ouvrir le lien direct du document depuis un compte non autorisé. Le refus doit venir du serveur.
À titre d'exemple, la GED de Copropole attache à chaque document un niveau de confidentialité (de « tous les résidents » à « administration », en passant par propriétaires, conseil syndical et prestataires) et contrôle les droits au moment du téléchargement. Un lien de partage peut être créé avec une date d'expiration et être révoqué.
Versions, historique et pièces comptables
Quand un contrat est renouvelé ou qu'un devis est corrigé, l'ancienne pièce reste parfois utile. Une bonne gestion documentaire indique quelle version fait référence et quand elle a été déposée ou remplacée. Les pièces comptables doivent rester reliées aux opérations qu'elles justifient : un fichier nommé « facture_finale_v3.pdf » ne garantit aucune traçabilité à lui seul.
Testez aussi la suppression : corbeille, délais, possibilité de restauration, conséquence sur les écritures liées. Les durées de conservation dépendent de la nature du document et de son contexte juridique ; elles ne se décrètent pas dans un outil.
Sauvegarde et restauration
« Nous sauvegardons chaque jour » ne répond pas à la question « pouvez-vous me restituer les documents de mardi dernier, avec leurs informations associées ? ». Demandez la fréquence, la séparation des environnements, la procédure de restauration et la date du dernier test réel. Une sauvegarde jamais restaurée reste une promesse.
Préparer la sortie dès l'entrée
Avant d'y déposer plusieurs années d'archives, demandez un export représentatif et regardez les noms de fichiers, les catégories, les dates, les références de dossier. Dans Copropole, un panier d'export permet de télécharger une sélection de documents en archive ZIP accompagnée d'un fichier manifeste listant les pièces ; les droits sont recontrôlés pour chaque document, et la sélection est limitée à 50 documents ou 100 Mo par archive.
Le changement de syndic ne devrait pas obliger à reconstruire à la main la mémoire de l'immeuble. Les modalités légales de transmission des archives sont expliquées dans changer de syndic : procédure et documents à récupérer et dans récupérer les archives après un changement de syndic.
Six tests à faire avant de choisir
- Retrouver une facture sans connaître le nom du fichier.
- Se voir refuser l'accès direct à un document depuis un profil non autorisé.
- Identifier une ancienne version et la comparer à la version en vigueur.
- Récupérer un document supprimé par erreur, si la fonction est annoncée.
- Exporter un dossier entier avec ses informations associées.
- Obtenir la description d'une restauration réellement testée.
Ces tests informent mieux qu'un volume de stockage affiché. Pour distinguer une GED d'un simple espace de dépôt, voir aussi l'extranet de copropriété : fonctions, profils, réversibilité et le guide de choix d'un logiciel.