Changement de syndic : comment récupérer les archives et les données de sa copropriété
Les délais de transmission à connaître
L’article 18-2 de la loi de 1965 prévoit une transmission par étapes. Dans les quinze jours suivant la cessation des fonctions, l’ancien syndic remet la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque. Les documents et archives suivent selon les délais fixés par le même article.
Service-Public rappelle également le principe de portabilité : le nouveau syndic n’a pas à aller « chercher » physiquement les archives auprès de l’ancien ; l’ancien syndic doit les adresser au nouveau.
La checklist des archives à réclamer
- règlement de copropriété, état descriptif de division et modificatifs ;
- procès-verbaux d’assemblées générales et pièces jointes ;
- contrats de maintenance, assurances et marchés ;
- carnet d’entretien, diagnostics, PPT et dossiers techniques ;
- dossiers de travaux en cours et garanties ;
- sinistres et contentieux ;
- liste et coordonnées des copropriétaires ;
- grand livre, journaux, balances, annexes comptables et comptes individuels ;
- factures, pièces justificatives, relevés bancaires et rapprochements ;
- appels de fonds, encaissements, impayés et procédures de recouvrement ;
- fonds de travaux et comptes bancaires associés ;
- exports et documents provenant de l’extranet.
Exiger des données numériques utilisables
Un dossier de milliers de PDF peut constituer une archive mais rester très difficile à reprendre opérationnellement. Lorsque l’ancien outil permet des exports structurés, demandez-les en plus des pièces : listes, balances, écritures, lots, copropriétaires et fournisseurs. L’objectif est de pouvoir contrôler, rechercher et réimporter les données sans ressaisie systématique.
Conservez toujours les fichiers d’origine. Une conversion vers un nouveau format ne doit pas effacer la preuve de ce qui a été transmis.
Faire un inventaire de réception
Créez un tableau simple avec trois colonnes : attendu, reçu, anomalie. Classez par domaine et notez les périodes couvertes. Ce suivi permet d’adresser des relances précises plutôt qu’une demande générale du type « il manque des archives ».
| Domaine | Contrôle rapide | Exemple d’anomalie |
|---|---|---|
| Banque | relevés + références + solde | compte fonds travaux absent |
| Comptabilité | balance + grand livre + pièces | exercice incomplet |
| AG | PV + convocations + annexes | une année manquante |
| Travaux | devis + marchés + factures + garanties | garantie décennale introuvable |
| Contrats | contrats et échéances | contrat renouvelable non signalé |
Centraliser immédiatement ce qui est récupéré
Dès la reprise, classez les archives dans un espace appartenant à la copropriété et accessible selon les droits utiles. Évitez qu’elles restent dans le disque personnel du nouveau syndic ou dans une boîte mail. La mémoire de la copropriété doit survivre aux changements de personnes.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver les documents ?
La durée dépend de la nature du document. Ne supprimez pas un dossier de reprise sur la base d’une règle unique ; appliquez les durées légales propres aux documents concernés.
Que faire si l’ancien syndic ne transmet pas ?
Formalisez les pièces manquantes et utilisez les voies prévues par la loi. Selon la situation, un accompagnement juridique peut être nécessaire.
Les données de l’extranet doivent-elles être reprises ?
Les documents et données utiles à la gestion du syndicat doivent être identifiés dans l’inventaire. Téléchargez les contenus nécessaires avant la fermeture d’un accès quand cela est possible.
Sources et références
Sources consultées et vérifiées le 12 août 2026. Pour les règles de droit, le texte officiel en vigueur prévaut.
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