Accès IA · Fonctionnalités

Que peut faire une IA dans votre extranet Copropole ?

Un assistant compatible, ChatGPT ou Claude, peut consulter, aider à comprendre et réaliser des opérations autorisées dans votre extranet. Ce qu'il peut faire dépend de votre rôle : il n'obtient jamais plus que ce que vous pouvez faire vous-même dans Copropole.

Les exemples ci-dessous correspondent à des fonctions réellement disponibles. Pour choisir et configurer votre assistant, partez de l'accès IA de Copropole.

Consulter : retrouver, lire

L'assistant interroge Copropole et vous répond à partir de vos données, dans la limite de vos droits.

« Retrouve le dernier procès-verbal d'assemblée générale. » documents
« Retrouve le contrat de maintenance de l'ascenseur. » documents
« Quelles sont les prochaines assemblées et quel est leur ordre du jour ? » assemblées
« Quel est mon solde ? » copropriétaire
« Où en est la demande concernant la fuite au sous-sol ? » demandes
« Quelles interventions sont en cours dans la résidence ? » interventions
« Quels événements sont prévus dans la résidence ce mois-ci ? » agenda
« Sur quelles copropriétés ai-je accès ? » multi-mandats

Comprendre et analyser

Copropole fournit les données ; c'est l'assistant qui les résume, les compare ou les explique, avec ses propres capacités de rédaction. Il peut par exemple :

« Fais-moi une synthèse de la situation financière de la copropriété. » syndic, gestionnaire, comptable, conseil syndical
« Cherche dans mes documents tout ce qui concerne la toiture. » recherche
« Explique-moi cet ordre du jour en termes simples. » assemblées

La qualité d'une synthèse ou d'une explication relève de l'assistant : relisez-la avant de vous en servir pour une décision de copropriété.

Agir : préparer, créer, enregistrer

Ces actions sont soumises aux mêmes droits que dans l'interface web, et à l'autorisation d'action que vous avez accordée lors de la connexion. Selon l'assistant et votre offre, une confirmation vous est demandée avant l'action.

« Prépare un brouillon de courrier à partir de notre modèle de relance. »
« Propose d'ajouter ce prestataire à l'annuaire de la copropriété. »
« Partage ce document par un lien valable 15 minutes. »
« Invite cette personne par e-mail à rejoindre la copropriété. »

Précisions qui suivent le fonctionnement de l'interface web : le courrier est créé en brouillon ; pour l'annuaire, le prestataire est créé directement si votre rôle le permet, sinon il est proposé à validation ; le lien de partage demandé par un assistant reste valable 15 minutes ; l'invitation est envoyée sans proposer de rôle. Une demande qui dépasse vos droits est refusée par Copropole. Certaines opérations, comme la création d'un espace de copropriété et son paiement, se terminent toujours par une validation de votre part sur Copropole.

Selon votre profil

Syndic bénévole: Demandez simplement ce dont vous avez besoin au lieu d'apprendre chaque écran du logiciel : une information, un document, un courrier à préparer. Voir Copropole pour syndic bénévole.
Syndic professionnel et gestionnaire: Travaillez avec les informations de vos mandats : liste des copropriétés accessibles, documents, situation financière. Voir Copropole pour syndic professionnel.
Conseil syndical: Retrouvez les documents et la vue financière nécessaires à votre mission de contrôle. Voir Copropole pour le conseil syndical.
Copropriétaire: Posez directement vos questions sur votre copropriété : votre solde, vos documents, les prochaines assemblées. Voir Copropole pour le copropriétaire.
Comptable: Consultez la situation financière de la copropriété avec les droits de votre rôle. Voir Copropole pour le comptable.

Ce que l'assistant ne fait pas

Il ne contourne pas les droits de votre rôle : un copropriétaire ne voit pas les données individuelles des autres copropriétaires, par exemple.
Il n'agit pas sans l'autorisation que vous avez accordée sur Copropole.
Il ne remplace pas votre décision : la validation des opérations qui engagent la copropriété reste la vôtre.

Les droits et les garanties sont détaillés sur la page Sécurité et autorisations. La disponibilité des actions d'écriture dépend aussi de l'assistant et de votre offre : voir les pages ChatGPT et Claude.