Assemblée générale dématérialisée : ce qui est légalement possible et comment bien l’organiser
Décomposer l’AG numérique en quatre briques
| Brique | Question à traiter |
|---|---|
| Convocation | canal valable, délai, pièces jointes |
| Documents | accès lisible et durable avant la réunion |
| Participation | identification, audio/vidéo ou moyen prévu, stabilité |
| Vote | présentiel, distance, pouvoir, correspondance et calcul des voix |
Le vote par correspondance se fait avant l’AG
Le formulaire de vote par correspondance doit être reçu dans le délai réglementaire, au plus tard trois jours francs avant la réunion. Le copropriétaire ne suit pas les débats en direct : son vote est déjà exprimé sur les résolutions proposées.
Cette différence est essentielle lorsqu’une résolution est discutée ou modifiée pendant l’assemblée.
Participation à distance : préparer l’identification et les tests
Si la copropriété utilise un dispositif de participation à distance, faites un test avant l’heure de convocation et prévoyez une procédure d’identification. Le président de séance et le syndic doivent savoir comment comptabiliser les présents à distance et traiter une déconnexion sans improviser.
Un lien envoyé cinq minutes avant l’AG et jamais testé est une source prévisible de contestation et de frustration.
Préparer les documents pour un écran, pas seulement pour une enveloppe
Numérotez les résolutions, nommez clairement les pièces, compressez les fichiers trop lourds sans les rendre illisibles et évitez les scans inclinés. Chaque copropriétaire doit pouvoir retrouver le devis ou le tableau auquel la résolution fait référence.
Organiser le dépouillement multi-canal
Le système doit empêcher qu’une même personne soit comptée deux fois si elle a envoyé un vote par correspondance puis participe dans les conditions où son statut de vote change. Les pouvoirs, présences physiques, participants à distance et formulaires doivent être rapprochés avant de calculer les majorités.
Prévoir les incidents techniques
- numéro ou canal d’assistance pendant la connexion ;
- heure de test ;
- liste des participants attendus à distance ;
- procédure en cas de coupure individuelle ;
- trace des incidents significatifs ;
- solution de repli compatible avec le cadre juridique lorsque c’est possible.
Après l’AG : PV, notification et exécution
Le numérique ne s’arrête pas au vote. Le procès-verbal doit être établi et notifié dans les délais, les décisions transformées en tâches et les documents archivés. Une AG réussie est celle dont les décisions sont ensuite exécutables et retrouvables.
Questions fréquentes
Peut-on faire toute l’AG uniquement par vote par correspondance ?
Le vote par correspondance est un mode de vote avant la réunion ; il ne faut pas l’assimiler automatiquement à une assemblée tenue sans réunion. Vérifiez le cadre applicable à l’organisation envisagée.
Que se passe-t-il si un copropriétaire perd la connexion ?
La situation doit être traitée selon les règles de participation à distance et les faits de la séance. D’où l’importance de tracer les incidents et de ne pas inventer un vote.
Une signature électronique est-elle obligatoire pour le PV ?
La forme et les signatures du PV obéissent aux règles applicables. Ne rajoutez pas une exigence technique simplement parce que l’AG a utilisé des outils numériques.
Sources et références
Sources consultées et vérifiées le 12 août 2026. Pour les règles de droit, le texte officiel en vigueur prévaut.
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