Lecture des factures
OCR des factures de copropriété : lire les PDF scannés et Factur-X
Oui, Copropole dispose d’un OCR. Un PDF qui contient déjà du texte est lu directement ; un document scanné ou une image passe par la reconnaissance optique de caractères (OCR) ; les données Factur-X embarquées sont utilisées lorsqu’elles sont présentes. Pour une facture fournisseur, les informations détectées s’affichent dans la fiche du document, où elles peuvent être contrôlées et corrigées : aucune écriture comptable n’est créée automatiquement.
L’OCR de Copropole en clair
- PDF avec texte : le texte est lu directement.
- Scan ou image (PDF, JPG, PNG, WEBP) : lecture par OCR, la reconnaissance optique de caractères.
- Factur-X : les données structurées embarquées sont utilisées en priorité.
- Pour une facture fournisseur, les informations détectées sont affichées et corrigibles.
- Le texte reconnu alimente la recherche dans les documents.
- Aucune écriture comptable n’est créée automatiquement : vous gardez le contrôle.
Trois façons de lire un document
Copropole choisit la source la plus exploitable pour chaque document déposé. La reconnaissance optique de caractères (OCR) transforme l’image d’un document en texte ; elle n’est utilisée que lorsque le document n’a pas déjà de texte exploitable.
- PDF contenant déjà du texteCopropole lit directement le texte présent dans le PDF, sans lancer d’OCR inutile.
- Facture scannée ou imageSi le document n’a pas de texte exploitable, Copropole utilise l’OCR pour le lire. Formats pris en charge : PDF, JPG, PNG et WEBP. La qualité du scan influence la reconnaissance.
- Facture Factur-XLorsqu’un XML Factur-X est embarqué dans le PDF et exploitable, ses données structurées sont utilisées en priorité plutôt que la lecture visuelle.
L’OCR s’exécute sur l’infrastructure de Copropole, avec le logiciel libre Tesseract : aucun service d’intelligence artificielle externe n’intervient dans la reconnaissance.
Ce que vous voyez dans Copropole, et ce que vous pouvez corriger
Le traitement se fait en arrière-plan après le dépôt du document. Dans la fiche du document, un statut indique l’avancement : « Analyse en attente », « Analyse en cours », « Texte reconnu » ou « Analyse impossible ». Le texte reconnu reste consultable dans la fiche (« Texte brut reconnu (OCR) »).
Lorsque le document a été déposé avec le type « Facture fournisseur », un bloc « Données détectées » affiche les informations reconnues, avec leur provenance (« Factur-X (XML embarqué) » ou « Modèle fournisseur reconnu »). Les informations détectées sont présentées pour contrôle : elles ne déclenchent aucun traitement comptable.
Le syndic et le gestionnaire peuvent corriger certaines informations : fournisseur, numéro de facture, date de facture, échéance, référence client et description. Une valeur corrigée est signalée par la mention « corrigé », la correction est enregistrée dans le journal d’audit et le texte reconnu d’origine n’est pas modifié.
L’accès à la fiche suit les droits d’accès du document, et les informations sensibles comme l’IBAN ne sont montrées qu’aux profils autorisés. Le texte reconnu alimente aussi la recherche globale de Copropole : un document peut être retrouvé grâce à son contenu, dans le respect des droits d’accès.
Quelles informations peuvent être détectées ?
Selon le document, sa qualité et les informations disponibles, Copropole peut détecter les informations ci-dessous. Tous les champs ne sont pas disponibles sur chaque facture.
- Avec Factur-XFournisseur, numéro de facture, date, montants HT, TVA et TTC, devise, SIREN, SIRET, IBAN, référence client et description, lorsque le XML les contient. L’échéance n’est pas reprise.
- Sans Factur-X (texte du PDF ou OCR)Selon le modèle de mise en page reconnu : notamment fournisseur, numéro, date, échéance, montants et TTC. SIREN, SIRET, IBAN, référence client et description ne sont disponibles que pour certains modèles.
Hors Factur-X, la reconnaissance des informations repose sur des modèles de mise en page : elle ne couvre pas automatiquement la facture de n’importe quel fournisseur. Lorsque le format n’est pas encore reconnu, le texte du document reste lu et consultable.
OCR et Factur-X
Factur-X est une facture PDF qui embarque aussi un fichier XML de données structurées. Lorsque ce XML est présent et exploitable, Copropole le lit en priorité plutôt que de dépendre uniquement de la reconnaissance visuelle, et la provenance « Factur-X (XML embarqué) » est indiquée. La lecture porte sur les données du XML embarqué ; aucune certification Factur-X n’est revendiquée.
Automatiser la lecture, pas la décision
L’OCR réduit la ressaisie et aide à préparer le traitement ; il ne décide pas à la place du syndic ou du comptable.
- Une reconnaissance automatique peut être incomplète ou imparfaite, et la qualité d’un scan influence le résultat.
- Les informations détectées sont affichées pour contrôle et peuvent être corrigées ; le document d’origine reste consultable.
- Copropole ne crée ni pièce comptable ni écriture comptable définitive à partir du seul résultat de l’OCR.
- Les documents déjà archivés, ou repris d’un ancien extranet, ne sont pas relus automatiquement : voir récupérer ses documents et archives.
Inclus dans Copropole, pour qui ?
La fonction OCR fait partie du pack Copropole souscrit. Il ne s’agit pas d’une option facturée séparément : voir les tarifs.
Elle s’adresse aux syndics professionnels (syndic professionnel) comme aux syndics bénévoles (syndic bénévole), aux gestionnaires et à toute personne qui dépose ou consulte des factures selon ses droits : le dépôt, la consultation et la correction suivent les droits de chaque profil, la correction étant réservée au syndic et au gestionnaire. Pour la comptabilité, voir le rôle du comptable.
Questions fréquentes sur l’OCR des factures
Copropole dispose-t-il d'un OCR pour les factures ?
Oui. Copropole utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour lire le texte des documents scannés et des images pris en charge. Un PDF qui contient déjà du texte est lu directement, et les données Factur-X embarquées sont utilisées lorsqu'elles sont présentes.
Copropole peut-il lire une facture PDF scannée ?
Oui. Un PDF scanné, sans texte exploitable, peut passer par l'OCR, sous réserve que la qualité du scan permette une reconnaissance suffisante. La reconnaissance d'un scan est limitée à 30 pages.
Copropole lit-il un PDF qui contient déjà du texte ?
Oui. Lorsque le PDF contient du texte exploitable, Copropole le lit directement, sans lancer d'OCR.
Quels formats peuvent être lus par l'OCR ?
Les PDF, ainsi que les images JPG (JPEG), PNG et WEBP déposées dans les documents. Les autres formats ne sont pas analysés.
Copropole prend-il en charge Factur-X ?
Oui. Lorsqu'une facture contient un XML Factur-X embarqué présent et exploitable, Copropole lit ces données structurées en priorité et l'indique comme provenance. Copropole ne revendique pas de certification Factur-X.
Quelles informations peuvent être détectées dans une facture ?
Selon le document et sa source : fournisseur, numéro, date, montants HT, TVA et TTC, et, lorsqu'elles sont disponibles, échéance, devise, SIREN, SIRET, IBAN, référence client et description. Tous les champs ne sont pas disponibles sur chaque facture.
Peut-on corriger une information reconnue ?
Oui, pour certaines informations : le syndic et le gestionnaire peuvent corriger le fournisseur, le numéro, les dates, la référence client et la description. La valeur corrigée est signalée « corrigé », la correction est enregistrée dans le journal d'audit et le texte reconnu d'origine est conservé.
Le texte OCR est-il utilisé dans la recherche documentaire ?
Oui. Le texte reconnu alimente la recherche globale de Copropole, ce qui permet de retrouver un document par son contenu, dans le respect des droits d'accès.
L'OCR crée-t-il automatiquement une pièce ou une écriture comptable ?
Non. La lecture automatisée prépare et affiche des informations ; elle ne crée ni pièce comptable ni écriture comptable définitive. Le traitement comptable reste une décision de l'utilisateur.
L'OCR est-il inclus dans l'abonnement Copropole ?
Oui. La fonction OCR fait partie du pack Copropole souscrit : ce n'est pas une option facturée séparément.
L'OCR utilise-t-il un service d'intelligence artificielle externe ?
Non. La reconnaissance est exécutée sur l'infrastructure de Copropole avec le logiciel libre Tesseract, sans service d'intelligence artificielle externe.
Les anciennes factures sont-elles automatiquement relues ?
Non. La lecture s'applique aux documents déposés dans Copropole une fois la fonction en place ; les archives existantes ou reprises d'un ancien extranet ne sont pas relues automatiquement.