Extranet copropriété

L'extranet copropriété est l'espace en ligne sécurisé qui donne à chaque copropriétaire, et plus largement à chaque acteur de l'immeuble, un accès à ses documents et à ses informations. Cette page explique ce qu'est un extranet de copropriété, ce que le cadre applicable prévoit, et comment Copropole met cet accès à disposition au quotidien.

Qu'est-ce qu'un extranet de copropriété ?

Un extranet de copropriété est un espace numérique dédié à un immeuble, accessible via un compte personnel, où sont mis à disposition les documents et informations concernant la gestion de la copropriété : convocations et procès-verbaux d'assemblée générale, règlement de copropriété, contrats, diagnostics, comptes, ou encore le solde individuel de chaque lot. Il se distingue d'un simple espace de stockage partagé par un principe central : chaque personne connectée n'accède qu'aux documents et données qui la concernent, selon son profil (copropriétaire, membre du conseil syndical, syndic, gestionnaire, comptable, bailleur, locataire, prestataire).

Une obligation qui concerne le syndic

La réglementation impose au syndic professionnel de mettre à la disposition de chaque copropriétaire un accès sécurisé aux documents concernant la gestion de l'immeuble ou de son lot, au moyen d'un compte personnel et avec des contenus différenciés selon le profil du destinataire. Cet accès en ligne doit permettre la consultation, le téléchargement et l'impression des documents, et distinguer notamment ce qui est accessible à l'ensemble des copropriétaires de ce qui relève d'un accès plus large réservé au conseil syndical, qui exerce une mission de contrôle (listes de copropriétaires, balances, relevés de charges et produits, relevés bancaires du syndicat, par exemple).

Pour un syndic non professionnel (syndic bénévole), il ne faut pas transposer mécaniquement l'ensemble de ces obligations : le cadre applicable dépend du statut du syndic, et le pas à faire dans ce sens doit être vérifié précisément plutôt que présumé. Ce qui reste vrai dans tous les cas, c'est l'intérêt d'un espace en ligne clair pour la copropriété, que le syndic soit professionnel ou bénévole : moins de documents dispersés par e-mail, un historique conservé, et une information accessible à tout moment aux copropriétaires et au conseil syndical.

Comment Copropole répond à cette obligation

Copropole met à disposition de chaque copropriété un extranet unique, accessible depuis un navigateur récent sur ordinateur, tablette ou smartphone, sans installation. L'accès se fait par un compte personnel, avec des droits attribués selon le profil de chaque utilisateur : syndic, gestionnaire, comptable, conseil syndical, copropriétaire, bailleur, locataire ou prestataire. Chaque personne consulte les documents et informations qui la concernent, sans voir les données individuelles des autres copropriétaires.

Cet extranet fait partie intégrante du logiciel de gestion de copropriété en ligne Copropole : ce n'est pas un module séparé, mais l'espace d'accès du même environnement qui réunit aussi la comptabilité, les appels de fonds et le suivi quotidien de la copropriété.

Concrètement, l'extranet Copropole d'une copropriété réunit les documents centralisés (PV d'assemblée, règlement de copropriété, contrats, diagnostics, factures, archives), les comptes rendus financiers et la comptabilité réglementaire du syndicat des copropriétaires en partie double, les appels de fonds et le suivi des soldes par lot (chaque copropriétaire consultant uniquement son propre solde dans l'espace « Mon solde »), le suivi des demandes et interventions, la messagerie et les annonces, ainsi que la préparation et la conservation des assemblées générales. Le détail de ces fonctions est présenté sur la page Fonctionnalités.

Extranet syndic, extranet copropriétaire, extranet conseil syndical : un accès, des droits différents

Contrairement à des solutions qui multiplient les espaces séparés, Copropole ne fait pas cohabiter plusieurs extranets distincts pour une même copropriété : il s'agit d'un extranet unique par copropriété, avec des droits adaptés à chaque rôle. Le syndic ou le gestionnaire dispose des outils de gestion complets ; le conseil syndical accède aux documents de contrôle nécessaires à sa mission (budget, balances, impayés, factures et justificatifs) ; chaque copropriétaire consulte ses propres documents et son propre solde ; le locataire accède aux informations pratiques de la résidence et peut signaler un incident ; un prestataire ne voit que les interventions qui lui sont confiées. Cette organisation est décrite plus en détail sur la page À qui s'adresse Copropole ?.

Foire aux questions

L'extranet est-il obligatoire pour un syndic bénévole ?

Le cadre applicable dépend du statut du syndic : il ne faut pas transposer automatiquement au syndic bénévole l'ensemble des obligations qui visent le syndic professionnel. Dans tous les cas, mettre en place un espace en ligne organisé reste une bonne pratique pour un syndic bénévole, qui y gagne en clarté vis-à-vis des copropriétaires et du conseil syndical.

Que se passe-t-il en cas de changement de syndic ?

Dans Copropole, l'extranet reste attaché à la copropriété, pas au syndic. En cas de changement de gestionnaire, tous les documents et l'historique restent accessibles : voir la section correspondante sur la page Comment fonctionne Copropole.

Quels documents doivent être accessibles sur l'extranet ?

Les documents structurants de la copropriété (règlement de copropriété, état descriptif de division, fiche synthétique, carnet d'entretien, diagnostics, contrats, procès-verbaux récents), ainsi que des documents plus larges réservés au conseil syndical dans le cadre de sa mission de contrôle. Le détail complet, avec les nuances par profil, est expliqué dans notre article Extranet copropriétaires : quels documents doivent être accessibles en ligne ?

Un copropriétaire peut-il voir les documents des autres copropriétaires ?

Non. Chaque copropriétaire accède à ses propres documents et à son propre solde, pas aux données individuelles des autres copropriétaires. Les droits plus larges de contrôle (balances, relevés bancaires du syndicat, listes de copropriétaires) sont réservés au conseil syndical dans le cadre de sa mission.