Changer d’extranet · Documents
Reprendre les documents, PDF et archives d’un ancien extranet
Procès-verbaux, contrats, factures, diagnostics : les documents de votre ancien extranet ont de la valeur, à condition de les récupérer et de les classer avant de partir.
Quels documents récupérer avant de quitter l’ancien extranet ?
Tout ce que votre ancien extranet héberge et que la loi ou votre gestion vous obligent à conserver : procès-verbaux, contrats, factures, diagnostics, courriers, règlement de copropriété. Téléchargez-les avant de résilier : après la fermeture de l’espace, vous n’aurez peut-être plus aucun moyen d’y accéder.
Procès-verbaux d’assemblée générale
Les PV signés, leurs annexes et les feuilles de présence forment la mémoire des décisions. Ils sont rattachés à la copropriété et, lorsque l’information est disponible sous forme exploitable, à l’assemblée concernée.
Contrats
Contrats d’entretien, d’assurance, de maintenance : gardez le contrat signé, ses avenants et ses dates d’échéance. Les échéances sont ce qui compte le plus pour la suite de la gestion.
Factures
Les factures de fournisseurs sont rattachées comme documents. Leur écriture comptable relève de la comptabilité et de la bascule, pas du simple dépôt de fichiers ; voir reprendre la comptabilité en changeant d’extranet.
Diagnostics et documents techniques
Diagnostics techniques, carnet d’entretien, plans, attestations d’assurance : des documents à longue durée de vie qui ne doivent pas se perdre dans un changement d’outil.
Courriers et archives
Courriers aux copropriétaires, échanges importants, archives plus anciennes : à reprendre selon leur utilité réelle. Mieux vaut un classement lisible de l’essentiel qu’une masse non triée.
Comment classer les documents avant la reprise
- Un dossier par copropriété si vous en gérez plusieurs.
- Un sous-dossier par type : assemblées, contrats, factures, diagnostics, courriers.
- Des noms de fichiers lisibles, avec la date et l’objet.
- Aucun doublon : une seule version finale par document.
PDF natifs et PDF scannés
Un PDF natif contient du texte réel, qu’on peut sélectionner et rechercher. Un PDF scanné n’est qu’une image de page : il se range très bien comme document, mais en tirer des informations structurées est plus incertain et demande plus de vérification.
Document stocké vs donnée structurée extraite
Ce sont trois opérations différentes, qu’il ne faut pas confondre :
| Niveau | Ce que cela signifie | Ce qui garantit le résultat |
|---|---|---|
| Rattacher | Le PDF est conservé et retrouvable dans la copropriété concernée. | Le classement choisi |
| Extraire | Des informations (dates, montants, références) sont lues dans le contenu. | La qualité et le type du document |
| Valider | Les informations extraites sont contrôlées avant d’être utilisées. | Une vérification humaine |
Ce qui dépend du contenu du PDF
Un PDF produit automatiquement une donnée structurée fiable ? Pas systématiquement : cela dépend de sa nature (facture, contrat, procès-verbal), de sa qualité de numérisation et de la mise en page. Nous ne promettons donc jamais qu’un document donnera une donnée exploitable avant de l’avoir examiné.
Vérifier que les archives ont bien été reprises
Comparez le nombre de documents rattachés à votre inventaire de départ, ouvrez un échantillon par catégorie (un PV, un contrat, une facture, un diagnostic) et vérifiez qu’ils sont dans la bonne copropriété. La liste complète des contrôles se trouve dans la checklist de migration.
Questions sur les documents et les archives
Faut-il numériser mes documents papier ?
Ce n’est pas obligatoire pour changer d’extranet, mais ce qui n’existe qu’en papier ne peut pas être repris. Numérisez au moins les documents essentiels (règlement, derniers PV, contrats en cours) avant la bascule.
Le classement de mon ancien extranet est-il conservé ?
Il sert de base, mais ce qui est conservable dépend de ce que l’ancien extranet permet d’exporter. Nous vous indiquons après l’étude ce qui peut être rattaché tel quel et ce qu’il vaut mieux reclasser.
Le volume de documents allonge-t-il la reprise ?
Oui, c’est l’un des critères qui comptent, avec la qualité du classement. Voir les critères de délai et de coût d’une reprise.
Mes documents sont-ils transmis par le formulaire de contact ?
Non : le formulaire sert à décrire votre situation. La transmission de documents sensibles s’organise après étude, voir sécuriser le transfert des données.