Changer d’extranet · Syndic bénévole

Changer d’extranet quand on est syndic bénévole

Vous gérez votre copropriété avec les moyens du bord : voici par où commencer pour passer à Copropole sans tout recommencer.

Vous partez peut-être d’Excel, de fichiers ou d’un autre outil

Beaucoup de syndics bénévoles gèrent avec ce qu’ils ont : un tableur de lots, un dossier de PDF, une comptabilité simple, parfois un autre extranet. C’est un point de départ tout à fait exploitable : l’important est de savoir quoi rassembler, pas d’avoir tout bien rangé.

Commencer par les lots et tantièmes

Rassemblez la liste de vos lots et leurs tantièmes, de préférence telle qu’elle figure dans le règlement de copropriété. C’est la base de tout le reste : les appels de fonds, les votes et la répartition des charges en dépendent. Pour des fichiers bien préparés, voir reprendre des données Excel ou CSV.

Préparer la liste des copropriétaires

Nom, lots possédés, coordonnées. Une liste à jour suffit : si certaines adresses manquent, nous vous le signalons et vous décidez comment les compléter.

Rassembler la comptabilité utile

Les derniers comptes approuvés, la situation de chaque copropriétaire, le solde du compte bancaire. Vous n’avez pas besoin d’un historique parfait : l’état à la date de bascule compte plus que le passé. Voir reprendre la comptabilité en changeant d’extranet.

Récupérer les documents

Règlement de copropriété, derniers procès-verbaux, contrats en cours, attestations d’assurance : l’essentiel suffit pour démarrer. Voir reprendre les documents et archives.

Identifier les contrats en cours

Assurance, entretien, ascenseur, chauffage : notez les contrats, leurs échéances et les coordonnées des prestataires. C’est ce qui vous évitera de rater une date de résiliation ou de renouvellement.

Ce que vous n’avez pas besoin de ressaisir à la main

Si vos données sont exploitables, la reprise est prise en charge par Copropole : lots, tantièmes, copropriétaires, soldes, fournisseurs et documents n’ont pas à être saisis un par un. Ce qui n’est pas exploitable vous est signalé, avec ce qu’il reste à faire.

Ce que Copropole vérifie

Nous cherchons les doublons, les lots sans tantièmes, les totaux qui ne tombent pas juste, les coordonnées manquantes et les documents illisibles, avant d’intégrer quoi que ce soit. Rien n’est utilisé au quotidien avant que le résultat ait été vérifié avec vous.

Comment démarrer simplement

Parcourez la checklist de migration et cochez ce que vous avez déjà.
Décrivez-nous votre situation depuis le formulaire de contact (sans y joindre de données).
Nous étudions ensemble ce qui est exploitable et comment vous le transmettre.

Questions de syndics bénévoles

Dois-je mettre mes fichiers en ordre avant de vous contacter ?

Non. Contactez-nous avec ce que vous avez : nous vous disons quoi rassembler et dans quel ordre. Un fichier imparfait reste un point de départ.

Une copropriété de quelques lots est-elle concernée ?

Oui : la démarche est la même, simplement plus rapide à étudier qu’un gros ensemble. Les conditions se précisent après l’étude de votre situation.

Et si je n’ai que des papiers ?

Ce qui n’existe qu’en papier ne peut pas être repris tel quel. Numérisez au moins le règlement, les derniers procès-verbaux et la liste des lots, ou ressaisissez les données de base avec notre aide.