Quelles données reprendre quand on change d’extranet de copropriété ?

Les données de la copropriété

C’est le socle : sans la structure de la copropriété, rien d’autre ne se rattache correctement.

Immeubles

Les bâtiments, adresses et subdivisions utiles à votre gestion, tels que votre ancien outil permet de les exporter.

Lots

Numéro, type, étage et rattachement à l’immeuble. Un lot sans identifiant clair ou en double est signalé avant toute intégration.

Tantièmes

Les tantièmes de chaque lot par catégorie de charges. Nous vérifions que les totaux sont cohérents avec le règlement dont vous disposez.

Clés de répartition

Elles sont reprises lorsqu’elles sont réellement récupérables dans l’export ; sinon nous vous indiquons ce qu’il faut reconstituer.

Les copropriétaires et contacts

Identité

Nom, qualité (propriétaire, indivision, société) et statut, tels qu’ils figurent dans vos fichiers.

Coordonnées

Adresses postales et électroniques utiles. Une adresse manquante ou invalide n’empêche pas la reprise : elle est simplement signalée.

Rattachement aux lots

Qui possède quoi, avec les quotes-parts quand elles existent. C’est souvent là que se cachent les écarts entre deux systèmes.

Qualité des données

Doublons, noms écrits de plusieurs façons, lots sans propriétaire : ces cas sont relevés pendant l’analyse, pas après la bascule.

Les données comptables

Balance, comptes de copropriétaires, soldes et fournisseurs demandent des contrôles spécifiques : une comptabilité incohérente ne s’importe pas sans vérification. Le sujet a sa propre page : reprendre la comptabilité en changeant d’extranet.

Les fournisseurs et prestataires

La liste de vos prestataires (coordonnées, contrats en cours, comptes fournisseurs) peut être reprise pour éviter de les ressaisir. Les fiches incomplètes sont signalées plutôt que complétées au hasard.

Les historiques

Décisions

Les résolutions et décisions des assemblées, lorsqu’elles sont disponibles sous forme exploitable ou comme procès-verbaux rattachés.

Événements

Interventions, sinistres ou échanges importants qui conservent un intérêt pour la gestion courante.

Données utiles disponibles

Nous ne reprenons pas un historique pour le principe : ce qui compte, c’est ce qui sert encore à gérer la copropriété demain.

Les documents

Procès-verbaux, contrats, factures, diagnostics et courriers peuvent être rattachés à la copropriété concernée. Les règles de classement et la différence entre document et donnée extraite sont détaillées dans reprendre les documents, PDF et archives d’un ancien extranet.

Que signifie « donnée exploitable » ?

Une donnée est exploitable lorsqu’on peut l’intégrer de manière fiable, sans la deviner. Concrètement :

• Lisible : le fichier s’ouvre, les caractères sont corrects, rien n’est tronqué.
• Structurée : une information par colonne ou par champ, pas un texte libre mélangeant plusieurs choses.
• Cohérente : les totaux concordent, les identifiants sont uniques.
• Rattachable : on sait à quel lot, à quel copropriétaire ou à quel exercice elle appartient.

Ce que Copropole ne promet pas

Comment la reprise est vérifiée

Avant que vous n’utilisiez Copropole au quotidien, nous contrôlons le résultat avec vous :

1. le nombre de lots et de copropriétaires repris, comparé à vos fichiers ;
2. les tantièmes, lot par lot et en total ;
3. les soldes et les comptes principaux, par échantillon ou en totalité selon le cas ;
4. la présence et le rattachement des documents.

La liste détaillée de ces contrôles figure dans la checklist de migration.

Questions sur la reprise des données