Changer d’extranet · En cours d’exercice
Changer d’extranet en cours d’exercice : comment organiser la bascule ?
Attendre la clôture n’est pas toujours possible : voici les points à régler pour basculer en cours d’année sans casser la continuité.
Est-ce possible ?
Oui, sous réserve d’un état exploitable : une comptabilité à jour à la date choisie, des appels de fonds connus et des paiements enregistrés. Quand ces conditions ne sont pas réunies, mieux vaut régulariser l’ancien outil avant de basculer. Une bascule réussie se prépare comme une clôture intermédiaire.
Choisir une date de bascule
La date idéale est celle où l’état de l’ancien outil est le plus simple à figer : une fin de mois ou de trimestre, après un rapprochement bancaire et avant un nouvel appel de fonds. Évitez les périodes de forte activité (appels, relances, assemblées).
- AvantRécupérer les données, figer l’ancien outil.
- BasculeReprise des données à la date choisie.
- VérificationContrôles avec vous avant usage.
- Exploitation normaleVous travaillez dans Copropole.
Comptabilité en cours
Les écritures de l’exercice jusqu’à la date de bascule doivent être complètes et validées : rien ne doit rester « à passer » dans l’ancien outil. Détail dans reprendre la comptabilité en changeant d’extranet.
Appels de fonds déjà émis
Les appels émis, avec leur échéancier, doivent apparaître dans le nouvel outil pour que les situations des copropriétaires restent justes dès le premier jour.
Paiements enregistrés
Les règlements déjà imputés doivent être repris avec leur date. Les paiements reçus pendant la bascule sont à noter à part et à saisir juste après, pour ne rien perdre ni compter deux fois.
Assemblées générales à venir
Si une assemblée approche, évitez de basculer juste avant : les comptes présentés doivent pouvoir être expliqués clairement. Si elle approche malgré tout, prévoyez les états à produire avec l’ancien outil, puis ceux de Copropole.
Documents et contrats
Procès-verbaux, contrats en cours et leurs échéances sont à rattacher à la copropriété ; voir reprendre les documents, PDF et archives.
Utilisateurs et accès
Chaque personne qui utilise l’extranet reçoit son propre accès à Copropole ; les identifiants de l’ancien extranet ne sont pas repris. Prévenez les copropriétaires de la date de changement et de ce qu’ils devront faire.
Ce qu’il faut figer avant la bascule
- Les écritures comptables jusqu’à la date choisie.
- La liste des lots, des copropriétaires et des tantièmes.
- L’état des appels de fonds et des paiements.
- La liste des documents à reprendre.
Ce qu’il faut contrôler juste après
Nombre de lots, tantièmes, soldes des comptes principaux, fournisseurs, accès des utilisateurs, et cohérence d’ensemble : les huit contrôles de la checklist de migration s’appliquent aussi en cours d’exercice.
Cas où attendre la clôture peut être préférable
Si la comptabilité de l’ancien outil est en retard, si une assemblée générale est imminente ou si les données sont très incomplètes, attendre la clôture simplifie la reprise. Nous vous le disons honnêtement lors de l’étude : une bascule trop pressée coûte plus cher qu’un mois d’attente.
Questions sur la bascule en cours d’exercice
Quelle est la meilleure période pour basculer ?
Une fin de mois ou de trimestre, après un rapprochement bancaire, loin d’une assemblée générale ou d’un appel de fonds. Chaque situation reste à étudier au cas par cas.
Que se passe-t-il pour les paiements reçus pendant la bascule ?
Ils sont notés à part et saisis juste après la reprise, avec leur date réelle, pour ne rien perdre ni compter deux fois.
Faut-il garder l’ancien outil après la bascule ?
Conservez-le tant que la reprise n’a pas été vérifiée, puis jusqu’à avoir exporté tout ce dont vous avez besoin. Vérifiez les conditions de résiliation de votre contrat avant toute décision.