Passer d’un autre logiciel de copropriété à Copropole

Logiciel et extranet : ce qui change réellement

Un logiciel de gestion de copropriété est surtout un moteur : comptabilité, appels de fonds, fournisseurs, assemblées. Un extranet est l’espace où syndic, conseil syndical et copropriétaires consultent et échangent. Copropole réunit les deux : l’extranet de copropriété et la comptabilité intégrée. Changer de logiciel, c’est donc souvent changer en même temps de portail et de moteur de gestion.

Les exports disponibles dans votre ancien logiciel

La plupart des logiciels permettent d’exporter une partie des données : listes de lots et de copropriétaires, balance, grand livre, comptes de copropriétaires, parfois des archives complètes. Ce que votre logiciel exporte réellement détermine ce que nous pouvons reprendre. Demandez ces exports à votre éditeur et conservez-les tous.

Données métier

Structure de la copropriété, lots, tantièmes, copropriétaires, fournisseurs, contrats : ces données de base se reprennent le plus naturellement et conditionnent tout le reste. Voir quelles données reprendre quand on change d’extranet.

Comptabilité

La comptabilité est le morceau qui demande le plus de contrôles : balance équilibrée, comptes de copropriétaires cohérents, soldes à la date de bascule. Tout est dans reprendre la comptabilité en changeant de logiciel ou d’extranet.

Documents

Procès-verbaux, contrats, factures : à télécharger depuis votre ancien logiciel puis à rattacher à la copropriété, comme détaillé dans reprendre les documents, PDF et archives.

Utilisateurs et profils

Les comptes de l’ancien logiciel ne sont pas repris : chaque syndic, membre du conseil syndical ou copropriétaire dispose de son propre accès à Copropole, avec les droits correspondant à son rôle.

Ce que Copropole peut reprendre

Les données exploitables que votre logiciel permet d’exporter : lots, copropriétaires, tantièmes, comptabilité, fournisseurs, documents, historiques utiles. Nous ne présentons pas de compatibilité automatique avec tel ou tel logiciel : nous étudions les exports que vous pouvez obtenir, puis nous vous disons ce qui est repris, ce qui ne l’est pas et pourquoi.

Ce qui dépend de l’éditeur quitté

• Les formats d’export proposés (et leur richesse).
• L’accès aux données après résiliation, selon votre contrat.
• Les délais de réponse de l’éditeur pour fournir un export complet.

Vérifiez ces points dans votre contrat avant de décider.

Ne pas résilier avant d’avoir récupéré les données

C’est la règle d’or d’un changement de logiciel de copropriété. Tant que vous n’avez pas la certitude de posséder tous les exports et documents nécessaires, gardez l’ancien accès actif. La checklist de migration vous aide à ne rien oublier.

Vérifier la migration avant la bascule

Avant de passer au quotidien dans Copropole, contrôlez avec nous le nombre de lots, les tantièmes, les soldes et les documents. La méthode est identique à celle d’un changement d’extranet, avec un soin particulier sur la comptabilité.

Questions sur le changement de logiciel