Comment transférer les données d’un ancien extranet en sécurité ?

Ne pas envoyer des données sensibles dans un formulaire public

Le formulaire de contact du site sert à décrire votre situation. Il n’est pas fait pour recevoir des listes de copropriétaires, des relevés bancaires ou des pièces comptables : ces données personnelles ne doivent pas transiter par un formulaire ouvert.

Organiser le transfert après étude de la demande

Une fois votre demande étudiée, nous convenons avec vous d’un moyen de transmission adapté à votre situation et au volume. Rien n’est à transmettre avant cet échange.

Transmettre uniquement les données nécessaires

N’envoyez que ce qui sert à la reprise : si une colonne ou un document n’est pas utile, retirez-le avant de transmettre. Moins il y a de données qui circulent, moins il y a de données exposées.

Ne jamais réutiliser les identifiants de l’ancien extranet

Vous n’avez pas à nous communiquer vos identifiants et mots de passe de l’ancien extranet, et nous ne vous les demanderons pas. Chaque utilisateur disposera de son propre accès à Copropole. Si vous avez déjà partagé un mot de passe, changez-le.

Vérifier les fichiers avant transfert

Ouvrez chaque fichier, assurez-vous qu’il contient bien ce que vous pensez envoyer, et qu’il ne contient pas d’informations d’une autre copropriété ou d’un autre client. C’est la cause la plus fréquente d’un envoi malheureux.

Distinguer documents et données structurées

Les documents (PDF, courriers) et les données structurées (tableurs, exports) n’ont pas les mêmes besoins : les premiers se rattachent, les secondes s’analysent. Voir reprendre les documents, PDF et archives.

Vérifier les accès après migration

Après la reprise, contrôlez que chaque utilisateur se connecte avec ses propres identifiants et qu’il ne voit que ce que son rôle autorise. Ce contrôle figure dans la checklist de migration.

Que deviennent les anciens accès ?

Les accès de l’ancien extranet dépendent de votre ancien fournisseur et de votre contrat. Une fois la reprise vérifiée et vos exports conservés, pensez à demander la fermeture de ces accès selon les conditions de ce contrat.

Politique de confidentialité

Le traitement des données personnelles par Copropole est décrit dans la politique de confidentialité. Cette page n’engage aucune garantie technique supplémentaire : elle décrit des précautions de bon sens à prendre de votre côté.

Questions sur la sécurité du transfert