Changer d’extranet sans reconstruire votre portefeuille de copropriétés

Le problème d’un portefeuille multi-copropriétés

Pour un cabinet, changer d’extranet ne se résume pas à une copropriété de plus : ce sont des dizaines de dossiers, chacun avec ses propres données, ses exercices en cours et ses échéances. Reprendre chaque copropriété à la main bloquerait l’activité pendant des semaines ; un changement mal organisé touche en même temps tous vos clients.

Cartographier les copropriétés à migrer

Commencez par un inventaire simple : pour chaque copropriété, le nombre de lots, l’outil actuel, l’état de la comptabilité, la présence d’une assemblée proche et la qualité des données. Ce tableau sert à décider de l’ordre de passage.

Prioriser les vagues de migration

Regroupez les copropriétés par vagues : celles dont les données sont propres et simples d’abord, les dossiers complexes ou sensibles ensuite. L’ordre et le calendrier se définissent après l’étude de votre portefeuille ; nous ne donnons pas de délai avant d’avoir regardé vos données.

Reprendre les lots et copropriétaires

Pour chaque copropriété, les lots, tantièmes et copropriétaires exploitables sont repris et vérifiés ; les anomalies sont signalées dossier par dossier. Voir quelles données reprendre quand on change d’extranet.

Comptabilité par copropriété

Chaque copropriété a sa propre comptabilité, avec sa balance et ses soldes : elle est reprise et contrôlée séparément. Le détail figure dans reprendre la comptabilité en changeant d’extranet.

Documents et contrats

Procès-verbaux, contrats et diagnostics sont rattachés à la bonne copropriété. Un classement par copropriété dès l’export de l’ancien outil évite les erreurs d’affectation : voir reprendre les documents et archives.

Utilisateurs et droits

Collaborateurs du cabinet, conseils syndicaux, copropriétaires : chacun reçoit son propre accès à Copropole, avec les droits de son rôle. Les identifiants de l’ancien extranet ne sont pas repris.

Tester sur un périmètre pilote

Nous recommandons de commencer par une ou deux copropriétés représentatives : l’exercice révèle les points à corriger dans vos exports avant de passer à l’échelle, et vos équipes se familiarisent avec l’outil sur un cas réel.

Organiser la bascule par lots de copropriétés

Une fois le pilote validé, les copropriétés suivent par groupes, chaque bascule étant préparée avec une date, des données figées et une vérification. Nous ne présentons pas de migration de masse automatisée : chaque dossier est analysé et contrôlé.

Contrôles avant généralisation

Avant d’étendre la migration à l’ensemble du portefeuille, vérifiez que les contrôles de la checklist de migration sont satisfaits sur le pilote, que vos équipes savent produire leurs états habituels et que le calendrier des assemblées est respecté.

Questions sur la migration d’un portefeuille